Внутренний аудит

Цитата:

ИМХО
1) возможно стоит только оформить новое несоответствие т.к. не обеспечено, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин;

а что делать со старыми актами? как их "закрыть". Написать что-то типа "срок контроля исполнения корр. действий перенесен до следующего внутреннего аудита" дата-подпись внутреннего аудитора?

Цитата:

2) если стандарт не определяет действия в случае нарушения сроков выполнения корректирующих действий, разработать подобный механизм...

согласен, нужно

Цитата:

3) за кем определена ответственность по анализу причин выявленных несоответствий. Т.н. вина руководства подразделений может быть вызвана тем, что причина несоответствий вне зоны их ответственности

вина руководителя в том, что он задерживает до сих пор документ, распределяющий ответственность за процесс закупок, там же определение критериев оценки и повторная оценка поставщиков услуг. это серьезное несоответствие

VasilevskiySN писал(а):

Станислав, здравствуйте!

VasilevSE писал(а):

а что делать со старыми актами? как их "закрыть". Написать что-то типа "срок контроля исполнения корр. действий перенесен до следующего внутреннего аудита" дата-подпись внутреннего аудитора?

"Закрыть" эти акты можно будет, когда будут произведены корректирующие действия. Здесь вопрос в том, правильно ли определены причины, правильно ли разработаны КД и почему они не выполняются.
Если вдруг Ваш коммерческий скажет теперь, что причины другие или КД разработаны не те - "переопределите" причины и разработайте другие, более результативные КД. Если же он со всем согласен, но у него или времени не хватает, или понимания - тогда сообщайте служебной запиской его непосредственному руководителю.

В любом случае, в результате аудита у Вас будет несоответствие по 8.2.2 - не устранены несоответствия по прошлым внутренним аудитам. Плюс будут "висеть" и старые акты.

Цитата:

вина руководителя в том, что он задерживает до сих пор документ, распределяющий ответственность за процесс закупок, там же определение критериев оценки и повторная оценка поставщиков услуг. это серьезное несоответствие

Опять же, важно то, почему именно этот руководитель задерживает документ.

Дело все в том, что эти акты делал не я, а выплыли они только сейчас. Я с удовольствием бы сделал новые, тем более что я нашел общий язык с тем руководителем и он в ближайшее время согласует данный документ. У меня вопрос как поступить с этими "не закрытыми" актами

VasilevSE писал(а):

Дело все в том, что эти акты делал не я, а выплыли они только сейчас. Я с удовольствием бы сделал новые, тем более что я нашел общий язык с тем руководителем и он в ближайшее время согласует данный документ. У меня вопрос как поступить с этими "не закрытыми" актами

Три варианта:

1. Причины выявлены неправильно, КД разработаны неправильные, руководитель молча не стал выполнять дуракцие КД.

По старым актам:
Определить правильные причины, разработать новые КД.

По новому акту:
Придумать форму обратной связи по результатам внутреннего аудита, в которой руководитель будет излагать несогласие с результатами аудита.

2. Причины выявлены правильно, КД разработаны правильные, у того руководителя были объективные причины, по которым он их не выполнил.

По старым актам:
Перенести сроки корректирующих действий, согласовать с руководителем.

По новому акту:
Разрабатывать КД на конкретные объективные причины, устранять причины того, почему он не выполнил КД по старым несоответствиям.

3. Причины выявлены правильно, КД разработаны правильные, у руководителя не было объективных причин не выполнять КД.

По старым актам:
Не делать ничего, регистрировать отклонение от сроков выполнения разработанных и согласованных КД.

По новому акту:
Причину самостоятельно не выявлять, выносить определение причины и разработку КД на ууровень непосредственного руководителя (своего и руководителя того руководителя).

Акт - не догма, а просто бумажка, помогающая вам управлять системой, и с этой целью ОБЪЕКТИВНО отражающая существующую ситуацию. Так что "закрытие" акта не вопрос, если несоответствие не критическое (не влияет на качество продукции) поступите так как и планировали - "проверка перенесена на следующий аудит".
А вот при оформлении анализа со стороны руководства вам ОБЯЗАТЕЛЬНО надо указать, что были упущения в контроле за своевременностью выполнения корректирующих действий, и предложить меры по предотвращению таких ситуаций в будущем.

Читаю я пункт 8.2.2 Внутренние аудиты, все вроде бы знакомо.
И должны быть определены "Методы аудитов" Это какие методы, подскажите, люди добрые.

Nasti писал(а):

Читаю я пункт 8.2.2 Внутренние аудиты, все вроде бы знакомо.
И должны быть определены "Методы аудитов" Это какие методы, подскажите, люди добрые.

методы аудитов:
- наблюдение;
- интервью;
- анализ документов...

То есть, можно в программе аудита написать: Методы: 1) Интервью +. 2) Анализ документов +. 3) Наблюдение + . Это будет выполнение требования - определить методы
?

А есть ли НД на тему применяемых методов аудита?

Nasti писал(а):

А есть ли НД на тему применяемых методов аудита?

Пояснения есть например в ISO 19011 (подразделы Практическая помощь к п.6.5.4)

Nasti писал(а):

То есть, можно в программе аудита написать:
Методы:
1) Интервью +.
2) Анализ документов +.
3) Наблюдение + .
Это будет выполнение требования - определить методы?

Наверное, лучше не в программе, а в плане конкретного аудита.
И не ограничиться просто перечислением (которое в общем-то, ни о чем не говорит), а оформить в виде конкретных задач, например:
"- Аудитор Иванова:
1) с 9-30 до 10-00 - Интервью с начальником участка № 8 о фактическом порядке выполнения процесса Х,
2) с 10-00 до 13-00 - Анализ отчетов ОТК цеха № 5 за первое полугодие на соответствие требованиям процедуры NN,
3) с 14-00 до 15-00 Наблюдение за выполнением процесса А-25/4 сотрудниками отдела Х для оценки соответствия их действий требованиям установленной процедуры".
(и т.д. и т.п.)

P.S. Если есть желание "прильнуть к истокам", масса информации по вопросам аудита (на аглицком) есть на страничке ISO 9001 Auditing Practices Group:
http://isotc.iso.org/livelink/livelink/fetch/2000/2122/-8835176/8835194/3541460/customview.html?func=ll&objId=3541460&objAction=browse

AD писал(а):

P.S. Если есть желание "прильнуть к истокам", масса информации по вопросам аудита (на аглицком) есть на страничке ISO 9001 Auditing Practices Group

Только это информация скорее по аудиту третей стороны, она может быть использована при аудите первой и второй сторонами с учетом их специфики, а также при применении стандарта в организации...
часть материалов от туда уже цитировалась в форме...
а Das Management печатает их переводы...

Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Помогите с таким вопросом: в ходе аудитов подразделений (используется функциональный подход) постоянно выявляются несоответствия по требованиям СТО (изменена процедура, добавлены новые формы и т.п.), за разработку которых проверяемое подразделение ответственности не несет.
1. Имеет ли аудитор право написать несоответствие в результаты проверки или в выводы комиссии по этому подразделению. Можно ли написать предупреждающее действие? и что вообще рекомендуете в этом случае предприянять.
2. Есть постоянное нечеткое взаимодействие с внешними контрагентами. ВА проводится в подразделениях, которые не уполномочены решать вопросы по взамодействию с контрагентами. Это в силах высшего руководства. Так и ничего не писать в акте по подразделению?

MurzinaMN писал(а):

Помогите с таким вопросом: в ходе аудитов подразделений (используется функциональный подход) постоянно выявляются несоответствия по требованиям СТО (изменена процедура, добавлены новые формы и т.п.), за разработку которых проверяемое подразделение ответственности не несет.

Информации не достаточно. В чем проблема? Неадекватное практике СТО или неадекватная СТО практика?

MurzinaMN писал(а):

1. Имеет ли аудитор право написать несоответствие в результаты проверки или в выводы комиссии по этому подразделению.

Имеет право, если есть несоответствие

MurzinaMN писал(а):

Можно ли написать предупреждающее действие?

Написать наверно можно, но лучше, если предупреждающее действие будет определено согласно ДП ПД…

MurzinaMN писал(а):

что вообще рекомендуете в этом случае предприянять.

Успокоиться, собраться с данными, мыслями и чувствами и определить, что чему соответствует или не соответствует…
Если это несоответствие, то нужно предпринимать незамедлительные действия по устранению его причин…
Если надо практику подгонять под СТО – одни
Если СТО подгонять под практику – другие
Возможны еще другие варианты…

MurzinaMN писал(а):

2. Есть постоянное нечеткое взаимодействие с внешними контрагентами. ВА проводится в подразделениях, которые не уполномочены решать вопросы по взамодействию с контрагентами. Это в силах высшего руководства. Так и ничего не писать в акте по подразделению?

Можно ничего не писать
Можно написать про нечеткое взаимодействие…
Все зависит от тех последствий, которые возможны и которые хотите вы..
Аудитор на месте, ему виднее что и как предпринимать в той или иной ситуации. В отличие от нас у него полная информация по полученным свидетельствам аудита...

Alex9994 писал(а):

Информации не достаточо. В чем проблема? Неадекватное практике СТО или неадекватная СТО практика?

Проблема в следующем: могу ли я для этого подразделения написать, что процедура не соответствует процедуре СТО по причине, что не были внесены своевременно измения в СТО (за это отвечает другое вышестоящее подразделение, в котором аудит будет еще нескоро)??

Alex9994 писал(а):

Успокоиться, собраться с данными, мыслями и чувствами и определить, что чему соответствует или не соответствует…
Если это несоответствие, то нужно предпринимать незамедлительные действия по устранению его причин…
Если надо практику подгонять под СТО – одни
Если СТО подгонять под практику – другие
Возможны еще другие варианты…

Какие возможны другие варианты?

Alex9994 писал(а):

Можно ничего не писать
Можно написать про нечеткое взаимодействие…
Все зависит от тех последствий, которые возможны и которые хотите вы..
Аудитор на месте, ему виднее что и как предпринимать в той или иной ситуации. В отличие от нас у него полная информация по полученным свидетельствам аудита...

Если будет в акте по подразделению написано про нечеткое взаимодействие по вопросам, которые касаются высшего руководства и его отношений с контрагентами, что в свою очередь сильно влияет на улучшение процесса, вряд ли что-то измениться... Скорее всего ВА СМК подразделений ничего не решит и не инициирует в этом случае Sad

Спасибо за ответ! Smile

MurzinaMN писал(а):

Проблема в следующем: могу ли я для этого подразделения написать, что процедура не соответствует процедуре СТО по причине, что не были внесены своевременно изменения в СТО (за это отвечает другое вышестоящее подразделение, в котором аудит будет еще нескоро)

Можете. Причина несоответствия может быть вне аудируемого подразделения…
Только в это вам ничего не даст
Несоответствие процедуре – исполнительская дисциплина
Несвоевременность внесения изменений – анализ адекватности документа…
А система должна работать независимо от аудита…

MurzinaMN писал(а):

Alex9994 писал(а):

Возможны еще другие варианты…

Какие возможны другие варианты?

Все определяют ваши возможности предложений по улучшению…
Можно не корректировать практику или СТО, а проверить требования анализа адекватности документа и его пересмотр при необходимости, ну и сопряженный с ним анализ достаточности требований документа до его выпуска…

KotikovaKV писал(а):

У нас на предприятии в процедуре "Внутренние аудиты" прописано, что внутренние аудиты может проводит только лицо, прошедшее обучение в сторонней организации и имеющий соответствующий документ, подтверждающий это.
Правомерно ли и обязательно ли предъявление данного требования к внутреннему аудитору?

Правомерно (организация имеет полное право установить такие требования к компетенции аудитора), но возможно избыточно.
где учились самые первые аудиторы?

KotikovaKV писал(а):

Согласно ГОСТ Р ИСО 19011 в п.7.3.4. г) Аудитор должен пройти полный курс обучения в самой организации или в сторонней организации

Собственно говоря это не требования, а руководящие указания и в основном ориентированные на аудит третьей сторон

Спасибо за быстрый ответ!
Сейчас сложно сказать, где обучались первые аудиторы, по-видимому, в сторонней организации. Просто сейчас такая ситуация, на предприятии остался только один человек, который проходил такое обучение и этот человек - заместитель генерального директора по производству, т.е. очень занятой, а аудиты проводят лица, назначенные приказом, но не обученные в сторонней организации. Как такую ситуацию можно поправить - внести изменения в СТП? Предприятие безусловно направит на обучение, но это потребует времени. У меня есть опыт проведения аудитов, на предыдущем предприятии я проходила внутреннее обучение на внутреннего аудитора, но никакой бумаги, подтверждающей это у меня нет, только в характеристике это отмечено.
Это при внешнем аудите это будет рассматриваться как нарушение требований СТП?

KotikovaKV писал(а):

Это при внешнем аудите это будет рассматриваться как нарушение требований СТП?

будет

KotikovaKV писал(а):

Как такую ситуацию можно поправить - внести изменения в СТП?

Внести изменения в СТП... что-то типа
что внутренние аудиты может проводит только лицо, прошедшее обучение в сторонней организации или имеющий опыт проведения внутреннего аудита и имеющий соответствующий документ, подтверждающий это.

Вопрос, наверно, покажется глупым, но все же задам его.
Мне, как новичку в деле внедрения СМК, не совсем понятно, надо ли проводить внутренний аудит, к примеру, процесса измерения, анализа и улучшения?

И если надо, то как это осуществить?
В моей маленькой компании я ОПРК и единственный человек, который представляет себе этот процесс как следует, соответственно внутреннего аудитора для него просто нет.

В маленьких компаниях зачастую для этих целей раз в год приглашают аудитора - квалифицированного специалиста со стороны (оговорив такую возможность в своей процедуре внутреннего аудита).

SluckajaKA писал(а):

надо ли проводить внутренний аудит, к примеру, процесса измерения, анализа и улучшения?

В вашем вопросе три составляющих...
1. Надо ли продлить внутренний аудит по р. 8 ISO 9001?
Надо
Без аудита всех требований стандарта у вас нет оснований признания своей СМ соответствующей ISO 9001 и выходу на ее сертификацию.
Для выхода на сертификацию Вам надо провести внутренний аудит и анализ со стороны руководства
2. Надо ли проводить аудит по процессам?
Тут вам решать. Стандарт не накладывает требования на то, как определять область аудита, подразделения, процессы, проекты,вся организация в целом и т.д и т.п.
Вы это определяете сами в своей процедуре внутреннего аудита.
3. процесс измерения, анализа и улучшения

SluckajaKA писал(а):

процесса измерения, анализа и улучшения?
...
я ОПРК и единственный человек, который представляет себе этот процесс как следует

Судя по названию Вы выделили процессы по разделам ISO 9001...
и похоже, что вы владелец процесса... Ваше право и Вам виднее...
В ходе внутреннего аудита Вы не должны проверять свою деятельность... Вашу деятельность может проверить генеральный директор...

AD писал(а):

В маленьких компаниях зачастую для этих целей раз в год приглашают аудитора - квалифицированного специалиста со стороны (оговорив такую возможность в своей процедуре внутреннего аудита).

внутренний аудит на аутсортинге
оговаривать это (передачу процессов на аутсортинг) надо не только в процедуре но и в руководстве по качеству

AD писал(а):

Alex9994 писал(а):

внутренний аудит на аутсортинге:
- оговаривать передачу процессов на аутсортинг надо не только в процедуре но и в руководстве по качеству

Можно и полностью на аутсорсинг, но не обязательно.
На практике часто приглашают аудитора только для проверки "самих внутренних аудиторов", в качестве независимого эксперта, т.е. он является просто членом аудиторской комиссии (под руководством директора например).
Обязательно ли расценивать это как аутсорсинг?

Аудитор работал по договору подряда?
тогда он относительно организации аутсорсер /субподрядчик
Аудитор работал как совместитель/ неполная ставка?
тогда он относительно организации персонал

P.S. В описываемом случае обязательно, т.к. есть процесс измерение анализ улучшение..., внутренний аудит часть его, а часть внутреннего аудита выполненная не сотрудником организации -- аутсортинг

Спасибо за ответы!

Действительно, как подметил Alex9994, внутренний аудит входит в процесс измерения, анализа и улучшения, и я его владелец.

Я уже привлекла генерального директора в качестве аудитора других процессов, которыми я владею. Привлеку и к этому тогда.

То есть у нас в компании 2 внутренних аудитора - я и гендир.

Получается тогда, что я смогу проаудировать процесс внутреннего аудита, выполненный генеральным директором, а он - процесс аудита, выполненный мной?

SluckajaKA писал(а):

Получается тогда, что я смогу проаудировать процесс внутреннего аудита, выполненный генеральным директором, а он - процесс аудита, выполненный мной?

можно и так

guest писал(а):

скажите, пожалуйста, могут ли специалисты нашей компании, которые разрабатывают СМК (ISO 9000), быть одновременно внутренними аудиторами СМК? Стандартами ISO это разрешается?

Стандартом ISO 9001 разрешается, единственное они не должны проверять свою собственную деятельность

Добрый день, УВАЖАЕМЫЕ!!!
Я тут занялась оценкой системы менеджмента с помощью внутренних аудитов.
Вот подскажите: например, берем 28 критериев (К) и проверяем на соответствие им два раза в год в одном процессе/подразделении...
Мне же никто не запрещает провести аудит сначала по 14 критериям, а через полгода по оставшимся 14? Тогда получается:
Степень соответствия СМК за полгода: (К-nNCR)/К*100%.
То есть, при NCR = 0 (несоотв. не обнаружено) СМК соответствует 100%. А в следующем полугодии, например, 3 несоответствия, отсюда степени соответствия СМК = (14-3)/14*100%=78%. Так, общая оценка СМК за год исходя из среднего: (100+78 )/2=89%

Вопрос: Можно ли так проводить оценку, или это не очень-то результативно на практике, и не нарушу ли я каких-нибудь требований стандартов? Ведь нельзя сказать об ухудшении СМК через полгода.

Или все-таки нужно проводить каждый аудит по всем критериям?