Управление документацией. :: KlubOK.net

Unona писал(а):

Существет ли документ покоторому оформляется стандарт предприяти.У одних одно,у других другое. Не понятно

Я имею ввиду именно оформление,порядок нумерации,колонтитулы..

стандарт предприятия с 01.07.2003 не регулируется (184-ФЗ) регулируется стандарт организации..

ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения
который в т.ч отсылает к
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в РФ. Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения который в т.ч отсылает к
ГОСТ 1.5-2001 Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в РФ. Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения" гласит:
Отдельные правила и требования настоящего стандарта могут быть
применены в отношении стандартов организаций. Для использования
настоящего стандарта при установлении правил построения, изложения и
оформления стандартов организации и требований к их содержанию
рекомендуется указывать в соответствующей ссылке, в какой части
настоящий стандарт следует применять в отношении стандартов данной
организации. Остальные правила построения, изложения, оформления и
обозначения стандартов организации и требования к их содержанию
устанавливают в данной организации самостоятельно с учетом
необходимости соблюдения установленного в Федеральном законе "О
техническом регулировании" принципа обеспечения условий для
единообразного применения стандартов.

Так что если напишите сами, то Вас никто не осудит

Хотелось бы узнать мнение уважаемых консультантов.

Управление документацией - это деятельность или процесс?
Очевидно, в зависимости от ситуации возможен и тот и другой вариант.
Но, если управление документацией – это деятельность, то в составе какого процесса?
А если управление документацией – это процесс, то как применить к нему цикл PDCA?

Al-cash писал(а):

Хотелось бы узнать мнение уважаемых консультантов.
Но, если управление документацией – это деятельность, то в составе какого процесса?
А если управление документацией – это процесс, то как применить к нему цикл PDCA?

1. Любую деятельность можно представить как процесс.
2. В зависимости от многих факторов управление документацией либо считают процессом, либо - распределенной по всем процессам деятельностью.
3. Если "УД" считать процессом (что целесообразно в небольших организациях), то цикл PDCA там работает без проблем:
P - планирование процесса УД, распределение ответственности и полномочий, регламентация всех этапов жизненного цикла документов в организации, выявление необходимости в разработке (замене, изьяти...) документов и т.д.
D - собственно осуществление документооборота по всем этапам ЖЦ
C - мониторинг и анализ ведения процесса (с использованием установленных показателей, критериев, целей)
A - разработка и осуществление КД и ПД с целью постоянного улучшения процесса (улучшение таких показателей, как время разработки и согласования, "качество" документа - ясность, четкость, полнота, "читабельность" и т.д.), согласованность действий по распределению и замене документов и т.д.)

Цитата:

Unona писал(а):
Существет ли документ покоторому оформляется стандарт предприяти.У одних одно,у других другое. Не понятно

Я имею ввиду именно оформление,порядок нумерации,колонтитулы..

У себя я делала проще. Взяла перечисленные Alex9994 ГОСТы, переработала в СТО, внесла туда все, что мне хотелось (ну в смысле по оформлению). Как должен выглядеть СТО в моей компании, и все "создатели" всех СТО поддерживают этот формат. Это не противоречит ГОСТам и поддерживает ФЗ о техрегулированиию Такой СТО у нас является ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ документом. Очень удобно. И лишних вопросов не возникает.

Цитата:

Хотелось бы узнать мнение уважаемых консультантов.

Управление документацией - это деятельность или процесс?
Очевидно, в зависимости от ситуации возможен и тот и другой вариант.
Но, если управление документацией – это деятельность, то в составе какого процесса?
А если управление документацией – это процесс, то как применить к нему цикл PDCA?

А с чего вы заморачиваетесь процесс или не процесс, как у вас принято, так и описываете.
Встречный вопрос - Вы ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ описываете не так, как описываете ПРОЦЕСС, разные критерии там, форма написания или чего вы разделяете? Просто интересно.

Настёна писал(а):

А с чего вы заморачиваетесь процесс или не процесс, как у вас принято, так и описываете.

Речь не об этом, я интересовался, как специалисты воспринимает управление документацией - как самостоятельный процесс, или как деятельность, осуществляемую в составе другого процеса (процесов).
Просто в тех образцах документации, что видел, ни разу не попался пример применения цикла PDCA к управлению документацией.

Исо 9001 рассматривает 6 обязательных процедур (в том числе УД). Процедуры тоже отличаются от процессов. И если "не попался" и вы еще не изучили чего-то, это не значит, что этого нет на свете. Smile

) Это я так, по доброму, не подумай, что наезд. Практически любую и деятельность и процесс можно представить в PDCA, об этом Деминг позаботился.

Доцент Nasti писала:
"... Процедуры тоже отличаются от процессов."

По ИСО 9000 процедура - установленный способ осуществления процесса или деятельности.
Вы имели в виду, что процедура может описывать процесс, а может - деятельность?
В том-то и дело, что к моему глубочайшему стыду мне еще не посчастливилось встретить документированную процедуру УД, описывающую УД как процесс.

Конечно Вы правы, что такие процедуры существуют,
я и не утверждал, что если не видел, то и не существует.

Просто очень уж хотелось бы увидеть, не поможете?

О Вашем вопросе, как у нас устанавливают критерии.
Я устанавливаю критерии по выходу процесса.
Очевидно, это не единственный вариант.
Наверное, можно устанавливать и по промежуточным контрольным точкам, и вообще - по каждом виду деятельности, выполняемой в процессе.
А как правильно, как Вы считаете?

Al-cash писал(а):

А как правильно, как Вы считаете?

Уважаемый Al-cash!
Как я понял, Вас интересует разработка критериев результативности ПРОЦЕССА УД? Имею такие мысли по этому поводу.
1. Если УД Вы представляете как процесс (на это имеете право, это такая же деятельность, как и другие), то целесообразно использовать к нему методологию PDCA, о чем я писал 1.11.07.
2. Если этот процесс необходимо мониторить по каким-то адекватным показателям, то нужно определиться - что хочется получать на его выходе. Как правило, на выходе хочется иметь упорядоченный документооборот, под чем понимается стандартизация и регламентация всех этапов жизненного цикла документов на предприятии (сбор сведений о необходимости документирования чего-либо, разработка документа, согласование, утверждение, доведение до ведома исполнителей.... утилизация или хранение). Если разработкой и другими действиями с документами занимается одна служба, то целесообразно оценивать ее деятельность по тем показателям, которые важны внутренним пользователям продукта процесс УД - всем сотрудникам предприятия, использующим документы. А здесь на помощь может прийти экспертные оценки по анкетам, заполняемым с определенной периодичностью. Туда можно включить такие показатели, как "своевременность подготовки документа", "удобочитаемость документов", "четкость и ясность изложения документов", "Уровень "правильности" документов" и т.д. и т.п., в зависимости от потребности. Вся эта процедура носит слегда субъективный характер и ее рациональность целиком зависит от условий организации таких мониторингов и правильности разработанных анкет. Но при определенном старании может принести интересные результаты Smile

У меня такой вопрос: в данный момент я работаю над разделением документов организации по видам и таким образом по порядку управления. Но вот все сделала и тут призадумалась над одной частью - существует такой вид документа как нормативная документация - документация, устанавливающая правила, принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельность или их результатов и этот вид разделяется (в моем понимании) на:

- внутреннюю нормативную документацию (руководство по качеству, карта процесса, СТО, ДП, инструкции рабочие и т.п.);
- техническую - совокупность документов, необходимая и достаточная для непосредственного использования на каждой стадии жизненного цикла продукции (ГОСТ1.4-2004);
- внешняя нормативная документация.
Так вот, техническая документация вроде как тоже Внутрення НД, то есть разделение в этой группе не по одному признаку.
Может кто поделиться соображениями по этому вопросу

Попробуйте заглянуть в ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007, там отражена позиция ИСО по поводу классификации документации СМК.
(ISO 10013-2001)

В ИСО 10013 отражена общая позиция на тему классификации документов и ответа на свой вопрос я так и не нашла.
Может Внутреннюю НД разделить на Методические НД (РК, ДП, КП и т.д.) и Технические - но как-то мне не нравится определение Методические НД.
Ну может кто-нибудь поставит меня на правильный путь!?

Что-бы кто-нибудь мог вам помочь, раскройте секрет, какие именно документы вашего предприятия вы относите к техническим.
ИМХО, слишком детальная классификация НД - вопрос далеко не самый приоритетный при разработке СМК и качество вашей продукции не улучшит. Из каких соображений вы хотите выделить техническую документацию в отдельную группу? Другой порядок управления ею?

Спасибо за помощь! я уже определилась, что будет внешняя НД и внутреняя, которая подразделяется на Техническую (у нас очень много таких документов и порядок управления ими особый) и документацию общего назначения (РК, ДП и т.п.). а детализация, действительно, очень подробная, но так руководство пожелало

Понятно.
Желание заказчика - закон, а руководство - генеральный заказчик разработки СМК, и его удовлетворенность должна всё время расти.
Успехов Вам!