ISO, менеджмент, консалтингдобавить в избранное
домой - первая страницапользователи сайтаRSSФОРУМСТАНДАРТЫГОСТ РСЛОВАРЬНАВИГАТОРКОНСУЛЬТАНТЫ
 
Логин : Пароль:   
       [регистрация] [напомнить пароль]

ФОРУМ
• Самооценка организации 
 07. Сент 13:08 от GodnevEV
• ИЩУ файлы текстов стандартов... 
 14. Авг 09:23 от garin
• Сертификация или декларирова... 
 14. Июль 08:10 от ZHukov
• Анекдоты про СМК, аудиты и а... 
 17. Апр 06:51 от ZHukov





 

Управление документацией.

Перейти Назад  1, 2, 3 ... , 11, 12, 13  Вперед  
Версия для печати
Автор Сообщение
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10212#10212
17 Июль, 2015 г. - 11:15
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
KorolevaOV писал(а):
Столкнулись с проблемой, какое принципиальное различие между приказами и распоряжениями?

Принципиальное -- в глаголах типа «приказываю» vs «обязываю»
KorolevaOV писал(а):
Где описаны обязательные требования к ним и определения?

Еще раз приведу ссылку на нормативные документы по делопроизводству
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
- Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. -- М., 1974
- Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства.
KorolevaOV писал(а):
Кем могут издаваться Приказы, распоряжения:ген диром, сотрудниками отделов, руководителями отделов?

Все зависит от соответствующей специфики и культуры организации. Ознакомьтесь с требованиями Устава Вашей организации в части требований к управлению ею…
Обычно приказы по организации издает генеральный директор, он может делегировать это право доверенностью другим директорам, как вариант директору по персоналу -- издавать приказы по личному составу, директору филиала –- по филиалу…
Распоряжения обычно издают руководители более низкого ранга…
Как правило, сотрудники, не являющиеся руководителями, не могут издавать ни приказы, ни распоряжения, т.к. не имеют полномочий на административное руководство…
KorolevaOV писал(а):
И еще касательно служебных записок: они должны регистрироваться в подразделении, которое пишет записку?то есть в каждом подразделении должен быть журнал регистрации записок?

Если нет централизованной регистрации служебных записок например, в системе электронного документооборота, то нужен журнал исходящих и журнал входящих документов, а вот должны они быть или нет тем более в каждом или нет определяют требования Вашей организации к документообороту и практика их применения…

Ответить с цитатой
 
LinkeLI
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10213#10213
20 Июль, 2015 г. - 12:00
профессор

Откуда : Россия, Мурманск
KorolevaOV писал(а):

Могу я впроцедуру управления орг-распорядительной документацией добавить бланки организации и шаблоны орг-распорядительных документов, чтобы не создавать доп. документ. Компания европейская и старается уйти от большого количества процедур

Вы сильно усложняете работу Вашего персонала и свою стандартизацией всех видов документов, приводя их шаблоны в процедурах. Достаточно в соответствующих процедурных документах или РК сделать ссылку, что документацией управляет персонал в соответствии с подготовкой, навыками и опытом (см. п. 6.2.1 Стандарта). Кроме того, имейте в виду, что иногда требования к отчетным документам бывают оговорены положениями контрактов организации.
Стандартизируйте только то, что полезно организации. Если устанавливаете требования в процедурах, добавляйте волшебную фразу - если не определено иначе (к примеру, приказом, распоряжением, положением, локальной инструкцией...). На начальном этапе пытайтесь вводить как можно меньше ограничений или новых требований, особенно к организационно-распорядительной деятельности, чтобы не раздражать персонал. Если компания европейская не привязывайтесь к российским стандартам, особенно в области делопроизводства.

Ответить с цитатой
 
KorolevaOV
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10214#10214
28 Июль, 2015 г. - 18:37
ученик

Откуда : Россия, Москва
Добрый день!
Подскажите, как правильно вводить процедуру ознакомления персонала с внутренним нормативным документом, а именно:
- лист ознакомления должен быть приложением к документу?и в таком случае руководитель каждого отдела самостоятельно ознакамливает персонал с документом?и в каждом отделе хранится лист ознакомения с документом?
- либо вести журнал, в котором работники будут расписываться

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10215#10215
28 Июль, 2015 г. - 21:59
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
KorolevaOV писал(а):

Подскажите, как правильно вводить процедуру ознакомления персонала с внутренним нормативным документом, а именно:
- лист ознакомления должен быть приложением к документу?и в таком случае руководитель каждого отдела самостоятельно ознакамливает персонал с документом?и в каждом отделе хранится лист ознакомения с документом?
- либо вести журнал, в котором работники будут расписываться

Правильно будет ознакомиться с требованиями, регламентирующими Вашу производственную деятельность...
Например, в энергетике есть требование оформлять ознакомление с документами по производственной безопасности и охране труда в журнале проработки директивных материалов установленной формы...
запись об ознакомлении с должностной инструкцией после текста самой инструкции....
Если нет внешних требований, то порядок ознакомления Ваша организация устанавливает сама...
Т.е. правила и соответственно правильность ознакомления Вы определяете сами...
Лист ознакомления в общем случае не является приложением документа (на каждое приложение в документе должна быть ссылка)
ИМХО все определяет практика вашего документооборота ну и целесообразность применения тех или иных процедур...
можно сделать запись об ознакомлении:
- средствами системы электронного документооборота;
- подтверждением о прочтении почтовой программы;
- росписью на самом документе или обороте;
- определить порядок ознакомления приказом о вводе в действие документа и т.д и т.п.
Идите от той практике, которая применяется в Вашей организации...

Ответить с цитатой
 
LinkeLI
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10216#10216
29 Июль, 2015 г. - 11:52
профессор

Откуда : Россия, Мурманск
KorolevaOV писал(а):
Добрый день!
Подскажите, как правильно вводить процедуру ознакомления персонала с внутренним нормативным документом

Подпись работников не всегда свидетельствует об ознакомлении с документом. Мы же знаем, что работники частенько подписывают документ, не читая. Если даже кредитный договор с банком иной заемщик не всегда читает целиком, что уж говорить о процедурных и пр. документах.
Не надо собирать никакие подписи.
Смело пишите в РК или процедуре:
"Актуальные версии документов представлены в локальной сети компании, если не определено иначе. Ответственность за использование действующей версии документа несет его пользователь."
Об управлении документами в локальной сети нужно описать подробно.

Ответить с цитатой
 
KorolevaOV
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10217#10217
29 Июль, 2015 г. - 12:41
ученик

Откуда : Россия, Москва
Подскажите, правильно понимаю, что ответственных за разработку орг-распорядительных документов(пркиазов, распоряжений) компании сама может опредялть ответстввенных. В нашей компании сотркдники подразделений сами готовят проекты документов, затем отправляют на подпись. Либо это должен быть специально назначенный сотрудник(ассистент директора или секретарь-делопроизводитель)?

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10218#10218
29 Июль, 2015 г. - 13:20
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
KorolevaOV писал(а):
Подскажите, правильно понимаю, что ответственных за разработку орг-распорядительных документов(пркиазов, распоряжений) компании сама может опредялть ответстввенных. В нашей компании сотркдники подразделений сами готовят проекты документов, затем отправляют на подпись. Либо это должен быть специально назначенный сотрудник(ассистент директора или секретарь-делопроизводитель)?

IMHO специально назначенный сотрудник(ассистент директора или секретарь-делопроизводитель) как правило осуществляет проверку проекта организационно-распорядительного документа (ОРД) на правильность оформления и/или согласования перед его подписанием... Инициация разработки проекта ОРД осуществляется сотрудниками подразделений по предмету этого ОРД...

Ответить с цитатой
 
KabirovaPD
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10225#10225
31 Июль, 2015 г. - 11:38
ученик

Откуда : Россия, Ростов-на-Дону
KorolevaOV писал(а):
Подскажите, правильно понимаю, что ответственных за разработку орг-распорядительных документов(пркиазов, распоряжений) компании сама может опредялть ответстввенных. В нашей компании сотркдники подразделений сами готовят проекты документов, затем отправляют на подпись. Либо это должен быть специально назначенный сотрудник(ассистент директора или секретарь-делопроизводитель)?


Это структура вашего предприятия. Но в любом случае должно быть ответственное лицо, которое проверяет все необходимые документы и контролирует документооборот.

Ответить с цитатой
 
EmeljovaNA
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10367#10367
18 Мар, 2016 г. - 19:18
ученик

Откуда : Россия, Уфа
Интересует вопрос: С регламентом о порядке разработке ПП и ДИ все понятно. Но в нашей организации в данном регламенте есть пункт по разработке и согласовании организационной структуры. И жаркие споры, кто в конечном итоге должен осуществлять разработку и дальнейшее хранение документа <Оргструктуры>. По логике, вся информация и работа по согласованию ПП и ДИ осуществляется в отделе кадров, тоесть и все изменения по оргструктуре у них в первую очередь. И это в их ведении, в какой момент необходимо вносить изменения в общую оргструктуру на основании изменения в отдельных подразделениях. На что они отказываются от данной функции. Как более правильно и может на уровне законодательства обосновать, что данная функция входит в компетенцию отдела кадров.

Может кто сталкивался с подобным. На данный момент эту функцию хотят отдать службе качества, функционал которой - это проведение контроля производства, и только основываться на том, что в структуру службы качества входит отдел по стандартизации и менеджмента не конструктивно. Как доказать что ИСМ - это вовсе не семь пядий во лбу и не должно заниматься разработкой подобных документов.

Ответить с цитатой
 
FursovIA
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10406#10406
20 Апр, 2016 г. - 07:57
студент

Откуда : Россия, Алтайский край, с. Волчиха
На Вашем месте я бы сверился с квалификационным справочником.
Собственно из справочника:
Начальник отдела кадров - Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

Ответить с цитатой
 
LinkeLI
12 http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10407#10407
21 Апр, 2016 г. - 18:11
профессор

Откуда : Россия, Мурманск
EmeljovaNA писал(а):
Интересует вопрос: С регламентом о порядке разработке ПП и ДИ все понятно. Но в нашей организации в данном регламенте есть пункт по разработке и согласовании организационной структуры. И жаркие споры, кто в конечном итоге должен осуществлять разработку и дальнейшее хранение документа <Оргструктуры>. По логике, вся информация и работа по согласованию ПП и ДИ осуществляется в отделе кадров, тоесть и все изменения по оргструктуре у них в первую очередь. И это в их ведении, в какой момент необходимо вносить изменения в общую оргструктуру на основании изменения в отдельных подразделениях. На что они отказываются от данной функции. Как более правильно и может на уровне законодательства обосновать, что данная функция входит в компетенцию отдела кадров.

Может кто сталкивался с подобным. На данный момент эту функцию хотят отдать службе качества, функционал которой - это проведение контроля производства, и только основываться на том, что в структуру службы качества входит отдел по стандартизации и менеджмента не конструктивно. Как доказать что ИСМ - это вовсе не семь пядий во лбу и не должно заниматься разработкой подобных документов.

Исходя из опыта работы, ответственность за издание приказов об орг. изменениях в разных организациях несли спецы ОТиЗ, ПЭО, Юр. отдела. На все воля высшего руководства. Wink

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10408#10408
21 Апр, 2016 г. - 18:39
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
LinkeLI писал(а):
EmeljovaNA писал(а):
Интересует вопрос: С регламентом о порядке разработке ПП и ДИ все понятно. Но в нашей организации в данном регламенте есть пункт по разработке и согласовании организационной структуры.....

Исходя из опыта работы, ответственность за издание приказов об орг. изменениях в разных организациях несли спецы ОТиЗ, ПЭО, Юр. отдела.

ИМХО несколько иначе Wink структурирование бизнеса, структурирование организации исключительная прерогатива первого лица, как им подбор и расстановка кадров..., а вот кому оно поручит оформление его решений определяется непосредственно им...
LinkeLI писал(а):
На все воля высшего руководства. Wink
Именно так и ни как иначе...

Ответить с цитатой
 
StepanovaJG
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10521#10521
25 Окт, 2016 г. - 14:04
ученик

Откуда : Россия, Ростов-на-Дону
В данный момент внедряю СМК, опыта в этом деле - 0, воодушевления - куча. Помимо прочих требований к нашей СМК у меня стоит задача: "СМК должна быть удобной". В связи с этим хочется рациональности и оптимальности. В данный момент есть "подсказки" по СМК от опытного аудитора (не то, чтобы консультации, но тоже взаимодействие многое дает), и наш камень преткновения - Журнал регистрации изменений документации СМК.   Меня он прям коробит - я реально не понимаю зачем он нужен лично мне или системе. У нас компания небольшая, документации - минимум, изменения можно спокойно отследить, взяв предыдущие версии документов. Сложно углядеть? Я их выделю цветом.

На мой взгляд, Журнал просто дублирует информацию из СТО, т.е. для меня это явное бесполезное задвоение: я храню версию СТО, которая уже отжила свое и не пригодится, да и еще описала ее в Журнале. Это будет запись ДЛЯ АУДИТОРА, для наглядного понимания ИМ наших изменений. А я хочу СМК для НАС. 

Но тут, конечно, есть рациональное зерно - в Журнале действительно удобнее отследить изменения, и это вообще замечательная вещь, если вести его подробно! Но тогда зачем макулатура из отживших стандартов? Я думаю, что в таком случае можно спокойно прописать утилизацию утративших силу/замененных СТО (и тихонечко на сервере хранить все в электронном виде, но в процедуре об этом ни-ни!)

Хочется верить, что действительно нужны и этот Журнал, и все предыдущие версии СТО, но я просто не понимаю зачем. У моего консультанта один довод: "А как ты мне докажешь, что в СТО изменения были внесены 5 раз, а не 9? Если я буду видеть 5 версий СТО, но у меня закрадутся сомнения. что между ними были еще версии - это будет наблюдение. Если серьезные подозрения - несоответствие. А так можно сравнить с Журналом и проверить по нему" - т.е. даже от него выгоды ДЛЯ НАС я не услышала.

В "мирное время" я бы забила и писала этот Журнал, восстановила бы в нем записи за весь период внедрения СМК, но на носу внешний аудит и еще не сделана оценка поставщиков и процессов)))

В общем, хочется еще мнений, помимо консультанта. Очень хочется пояснений именно для понимания смысла и ценности ведения Журнала и одновременного хранения всех предыдущих версий СТО, ибо, как говорится "Если профессор не может понятно объяснить уборщице из его лаборатории смысл своей работы, то он сам не понимает, что делает" Smile

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10522#10522
25 Окт, 2016 г. - 14:59
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
StepanovaJG писал(а):
...у меня стоит задача: "СМК должна быть удобной".

И это правильно
StepanovaJG писал(а):
...и наш камень преткновения - Журнал регистрации изменений документации СМК. Меня он прям коробит - я реально не понимаю зачем он нужен лично мне или системе. У нас компания небольшая, документации - минимум, изменения можно спокойно отследить, взяв предыдущие версии документов. Сложно углядеть? Я их выделю цветом. На мой взгляд, Журнал просто дублирует информацию из СТО, т.е. для меня это явное бесполезное задвоение: я храню версию СТО, которая уже отжила свое и не пригодится, да и еще описала ее в Журнале. Это будет запись ДЛЯ АУДИТОРА, для наглядного понимания ИМ наших изменений. А я хочу СМК для НАС.

Все это хорошо, но только информации по Вашему камню преткновения недостаточно...
Самое важное здесь, как Вы (Ваша организация) вносит изменения в документацию СМК...
StepanovaJG писал(а):
Но тут, конечно, есть рациональное зерно - в Журнале действительно удобнее отследить изменения, и это вообще замечательная вещь, если вести его подробно! Но тогда зачем макулатура из отживших стандартов? Я думаю, что в таком случае можно спокойно прописать утилизацию утративших силу/замененных СТО (и тихонечко на сервере хранить все в электронном виде, но в процедуре об этом ни-ни!) Хочется верить, что действительно нужны и этот Журнал, и все предыдущие версии СТО, но я просто не понимаю зачем. У моего консультанта один довод: "А как ты мне докажешь, что в СТО изменения были внесены 5 раз, а не 9? Если я буду видеть 5 версий СТО, но у меня закрадутся сомнения. что между ними были еще версии - это будет наблюдение. Если серьезные подозрения - несоответствие. А так можно сравнить с Журналом и проверить по нему" - т.е. даже от него выгоды ДЛЯ НАС я не услышала. В "мирное время" я бы забила и писала этот Журнал, восстановила бы в нем записи за весь период внедрения СМК, но на носу внешний аудит и еще не сделана оценка поставщиков и процессов))) В общем, хочется еще мнений, помимо консультанта. Очень хочется пояснений именно для понимания смысла и ценности ведения Журнала и одновременного хранения всех предыдущих версий СТО, ибо, как говорится "Если профессор не может понятно объяснить уборщице из его лаборатории смысл своей работы, то он сам не понимает, что делает" Smile

Еще раз повторю, ответ на вопрос зачем журнал регистрации изменений содержится в порядке внесения изменений в документацию СМК...

Если внесение изменений в СТО осуществляется путем выпуска этих изменений, то этот журнал нужен именно для их регистрации.. А также нужны трудозатраты журнал, на внесение этих самых изменений в каждый экземпляр СТО с соответствующими записями в листе регистрации этого каждого экземпляра + ведение контрольного экземпляра...
Как только Вы в СТО включили лист регистрации изменений, Вы сами на себя повесили ярмо в виде журнала регистрации изменений и соответствую бюрократию по их ведению....

Если внесение изменений в СТО осуществляется путем перевыпуска СТО, то ни журнал регистрации изменений ни лист регистрации изменений в СТО не нужны...

Если Ваш потребитель / регулярор не требует, если с оборот СТО в электронной форме, то зачем вам эта бумажная бюрократия?

StepanovaJG писал(а):
Очень хочется пояснений именно для понимания смысла и ценности ведения Журнала и одновременного хранения всех предыдущих версий СТО

Вообще есть программные средства разработки и хранения версий документов, в т.ч. и открытые

Ответить с цитатой
 
dyivanov
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10523#10523
25 Окт, 2016 г. - 15:53
аспирант


StepanovaJG писал(а):
наш камень преткновения - Журнал регистрации изменений документации СМК.   Меня он прям коробит - я реально не понимаю зачем он нужен лично мне или системе.


Бог его знает, зачем Вашей фирме понадобилось регистрировать изменения именно в форме журнала.
У нас вообще всё в электронном виде, включая регистрацию изменений. Ну, вот так я себе это видел, и руководству понравилось. Баловство, вроде, а время реально экономит. ...И безо всякого журнала, конечно.
Каждая фирма выбирает свою форму регистрации.
Не знаю, у нас в Польше сравнительно некрупные (у нас 500+ человек) заводы вообще не заморачиваются такими вещами. Это ежели только огромная корпорация - тогда имеет смысл как-то особо тщательно уделять время методике идентификации изменений, чтобы не потерять управляемость

Ответить с цитатой
 
StepanovaJG
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10524#10524
25 Окт, 2016 г. - 17:30
ученик

Откуда : Россия, Ростов-на-Дону
Alex9994 писал(а):
Все это хорошо, но только информации по Вашему камню преткновения недостаточно...
Самое важное здесь, как Вы (Ваша организация) вносит изменения в документацию СМК...<...> Если внесение изменений в СТО осуществляется путем перевыпуска СТО, то ни журнал регистрации изменений ни лист регистрации изменений в СТО не нужны...

Я сразу готовлю проект документа с изменением и запускаю его на согласование. В ходе согласования при необходимости вносятся дополнения. После утверждения предыдущая подписанная версия уходит в Архив, а новая - публикуется и хранится. Лист изменений документации не ведется. Вы подобный подход имели в виду под "перевыпуском"?
Alex9994 писал(а):
Если Ваш потребитель / регулярор не требует, если с оборот СТО в электронной форме, то зачем вам эта бумажная бюрократия?

Кто такой регулятор?) Внешний, внутренний?
Alex9994 писал(а):
Вообще есть программные средства разработки и хранения версий документов, в т.ч. и открытые

В данный момент я и это внедряю, но перейти на него полностью мы пока не готовы
dyivanov писал(а):
Бог его знает, зачем Вашей фирме понадобилось регистрировать изменения именно в форме журнала.

Не фирме, а внешнему консультанту по СМК(( А моя Компания работает под девизом "В достаточном, но минимальном объеме" Very Happy
dyivanov писал(а):
У нас вообще всё в электронном виде, включая регистрацию изменений.

Т.е. автоматически региструются изменения или Вы все-таки сами заполняете файлик/поля?
dyivanov писал(а):
Это ежели только огромная корпорация - тогда имеет смысл как-то особо тщательно уделять время методике идентификации изменений, чтобы не потерять управляемость

Хорошо все-таки, что я сюда написала)) Теперь четко вижу корень своего вопроса. Насколько я понимаю подход при внешнем аудите, большое значение имеет время внесения изменений в нашу документацию. Например, если мы утвердили методику оценки удовлетворенности потребителей только 1 ноября, то за сентябрь и октябрь будет проведен анализ нашей работы на основе выполнения предыдущего регламента, в котором, например, анализ строился не на основе анкеты, а по учету претензий и пожеланий. Т.е. у меня должна быть инфа о старой методике именно для аудитора, для подтверждения соответствия нашей СМК и месяц назад, и полгода назад. Верно ли мое представление? Деятельность на соответствие старым документам тоже анализируется при аудите?

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10527#10527
27 Окт, 2016 г. - 10:28
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
StepanovaJG писал(а):
Alex9994 писал(а):
Если внесение изменений в СТО осуществляется путем перевыпуска СТО...

Я сразу готовлю проект документа с изменением и запускаю его на согласование. В ходе согласования при необходимости вносятся дополнения. После утверждения предыдущая подписанная версия уходит в Архив, а новая - публикуется и хранится. Лист изменений документации не ведется. Вы подобный подход имели в виду под "перевыпуском"?

Именно такой
StepanovaJG писал(а):
Alex9994 писал(а):
Если Ваш потребитель / регулятор не требует, если оборот СТО в электронной форме, то зачем вам эта бумажная бюрократия?
Кто такой регулятор?) Внешний, внутренний?

Внешний...
StepanovaJG писал(а):
Насколько я понимаю подход при внешнем аудите, большое значение имеет время внесения изменений в нашу документацию. Например, если мы утвердили методику оценки удовлетворенности потребителей только 1 ноября, то за сентябрь и октябрь будет проведен анализ нашей работы на основе выполнения предыдущего регламента, в котором, например, анализ строился не на основе анкеты, а по учету претензий и пожеланий. Т.е. у меня должна быть инфа о старой методике именно для аудитора, для подтверждения соответствия нашей СМК и месяц назад, и полгода назад. Верно ли мое представление? Деятельность на соответствие старым документам тоже анализируется при аудите?

Инфа о старой методике не для аудитора, а для Вас и других заинтересованных в Вашей деятельности лиц или каких-то юридических целей...
Аудит СМК на месте это время аудита но ни как не раньше, это не прокурорская проверка.

P.S. Соответствие СМК проверяется на момент аудита. Для аудитора информация об изменении требований к анализу, об отмене действия старой методики и вводе в действие новой, об идентификации отменных документов и управлении ими, о требованиях актуальной методики. Требования отменных документов только для сведения. Требования не действующих документов СМК не подлежат аудиту соответствия или аудиту на месте...

StepanovaJG писал(а):
Alex9994 писал(а):
Требования не действующих документов СМК не подлежат аудиту соответствия или аудиту на месте...

А если это инспекционный контроль и я заменила методики за месяц до аудита. Как будет проверено наше соответствие за прошедший год, разве не по ведению записей?

Ваше соответствие проверяется по обнаружениям аудита, т.е. по имеющимся действующим требованиям (планам) и свидетельствам их осуществления...
т.е есть Сначала Вы предъявляет требование/ план проведения анализа , затем свидетельства его осуществления... Аналогично и с заменой методики, она доже должна заменяться по требованию/плану... и требования/планы/методики должны поддерживаться в актуальном состоянии...
Относительно инспекционного аудита -- его цель подтвердить соответствие СМК требованиям стандарта весь период действия сертификата, а не только прошедший с предыдущего сертификационного/инспекционного аудита период...

Ответить с цитатой
 
ZHukov
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10529#10529
28 Окт, 2016 г. - 11:44
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Новосибирск
У некоторых экспертов в рыбе отчета по аудиту или в их системе стоит заготовка: "За (указать период времени) актуализировано (указать количество) стандартов." Вот они и начинают рыскать по архивам и учету. Или у вас все так хорошо, что найти больше нечего при аудите. Скорректируйте стандарт по управлению документацией. Где пропишите при актуализации меняется редакция стандарта. При этом службой качества изымаются предыдущие редакции СТО во всех подразделениях предприятия. В службе качества остается на хранение в течение 2 лет аннулированный оригинал стандарта. При этом не напишите вместо редакция слово версия (версия как правило подразумевает замену листов или их части с сохранением года). Правда когда версия тогда нет меняется год в обозначении СТО, что в итоге не тянет за собой коррекцию СТО и Руководства в которых имеется ссылка на обозначение СТО с указанием года выпуска. Правда можете воспользоваться отговоркой по поводу того что актуализация документации СМК осуществляется в случае изменения смысла (требований и пр.) в тексте стандарта, затрагивающих процедуры в других взаимоувязанных стандартах. В других случаях актуализация проводится по усмотрению руководителя службы качества или владельца процесса. В России такая практика есть куча ГОСТов в которых имеется ссылка на ГОСТЫ предыдущих редакций или имеется ссылка на еще не выпущенные редакции ГОСТов.
Вот как-то примерно так.
Теперь я рассуждаю не как эксперт (аудитор) а как руководитель службы качества малого предприятия.
Правда будучи экспертом на таких мелочах я никогда не заострял внимание. Хватало что серьезного находить на предприятиях.
Опять же из кучи найденных несоответствий выбирал серьезные (не более 10), остальные замечания в виде копии презентовал службе качества. Правда если оставлял копию, то старался спросить при очередном посещении.

Ответить с цитатой
 
dyivanov
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10530#10530
28 Окт, 2016 г. - 14:19
аспирант


StepanovaJG писал(а):
dyivanov писал(а):
Бог его знает, зачем Вашей фирме понадобилось регистрировать изменения именно в форме журнала.
Не фирме, а внешнему консультанту по СМК(( А моя Компания работает под девизом "В достаточном, но минимальном объеме" Very Happy

Не понимаю, причём тут консультант вообще. Это ваша фирма, вам там работать: а он пришёл и ушёл. Если уж вы его наняли (сам 4 года работал консультантом - знаю, что бывает нужно), то зачем же вот прям всё-всё принимать, что он говорит Smile
StepanovaJG писал(а):
dyivanov писал(а):
У нас вообще всё в электронном виде, включая регистрацию изменений.

Т.е. автоматически региструются изменения или Вы все-таки сами заполняете файлик/поля?

Файлик OpenOffice, сделанный "на коленке" за 5 минут.
Отметил изменение, переподписал своим сертификатом файл реестра, новую версию документа - на сервер с эл.подписями, старую - в папочку "Archiwum".
Вообще OpenOffice очень хорош тем, что под него масса возможностей сделать электронное подписание документа. Скачиваешь бесплатно электронные сертификаты, и подписываешься в нужный момент. В майкрософтовском софте есть встроенное подписание, но на последних версиях оно платное.
StepanovaJG писал(а):
dyivanov писал(а):
Это ежели только огромная корпорация - тогда имеет смысл как-то особо тщательно уделять время методике идентификации изменений, чтобы не потерять управляемость
Хорошо все-таки, что я сюда написала)) Теперь четко вижу корень своего вопроса. Насколько я понимаю подход при внешнем аудите, большое значение имеет время внесения изменений в нашу документацию. Например, если мы утвердили методику оценки удовлетворенности потребителей только 1 ноября, то за сентябрь и октябрь будет проведен анализ нашей работы на основе выполнения предыдущего регламента, в котором, например, анализ строился не на основе анкеты, а по учету претензий и пожеланий. Т.е. у меня должна быть инфа о старой методике именно для аудитора, для подтверждения соответствия нашей СМК и месяц назад, и полгода назад. Верно ли мое представление? Деятельность на соответствие старым документам тоже анализируется при аудите?

Чёрт, редко общаюсь с россиянами. Какие-то озверевшие органы по сертификации у вас. Вообще, в Европе ОС никогда не будет заниматься такой ерундой как сверка номеров версий и текстов соответствующих инструкций (и уж тем более не будет обратным счётом пытаться ловить на ошибках). В Польше и Германии - уж точно. По крайней мере, ТЮФы и Бюро Веритас такого не делают, чисто из моего опыта. Тут как-то больше следят, чтоб в системе качества "колёсики крутились". А уж как именно они крутятся - тут уж предприятию виднее. Зачем ловить на с на ошибках: результаты же - вон они: продажи, рекламации и прочие несоответствия. Вот если там цифры плохи - ну, тогда аудитор наверно начнёт пытаться понять, откуда ноги растут у такой ситуации.
Но раз уж такой вопрос возник... - ну да, похоже на то, что вам надо хранить все предыдущие версии именно для того, чтобы доказать аудитору, что раньше всё было по инструкции. Но тут у нас проблем нет: сервер огромный, так что какие проблемы - хранить в архиве старые версии - всегда можно найти и сравнить.

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=10531#10531
28 Окт, 2016 г. - 14:44
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
dyivanov писал(а):
Чёрт, редко общаюсь с россиянами. Какие-то озверевшие органы по сертификации у вас. Вообще, в Европе ОС никогда не будет заниматься такой ерундой как сверка номеров версий и текстов соответствующих инструкций (и уж тем более не будет обратным счётом пытаться ловить на ошибках). В Польше и Германии - уж точно. По крайней мере, ТЮФы и Бюро Веритас такого не делают, чисто из моего опыта. Тут как-то больше следят, чтоб в системе качества "колёсики крутились". А уж как именно они крутятся - тут уж предприятию виднее. Зачем ловить на с на ошибках: результаты же - вон они: продажи, рекламации и прочие несоответствия. Вот если там цифры плохи - ну, тогда аудитор наверно начнёт пытаться понять, откуда ноги растут у такой ситуации.

Дмитрий

Вопрос Юлии был в рамках сертификации по ГОСТ Р ИСО 9001..., т.е это сертификация, не аккредитованная у члена IAF...
dyivanov писал(а):

Но раз уж такой вопрос возник... - ну да, похоже на то, что вам надо хранить все предыдущие версии именно для того, чтобы доказать аудитору, что раньше всё было по инструкции. Но тут у нас проблем нет: сервер огромный, так что какие проблемы - хранить в архиве старые версии - всегда можно найти и сравнить.


Не знаю отраслевой специализации ее организации...
Но в ряде отраслей есть жесткое требования к выпуску локальных нормативных актов на бумажном носителе типа для юридических целей...

Ответить с цитатой
 
Показать:     
Перейти к:  
Время в формате GMT + 3
Версия для печати
 

менеджмент качества ( процессы | школа качества | нормирование | управление качеством | хассп)
книги: стандарты | качество | ХАССП | маркетинг | торговля
управленческий консалтинг ( планирование и контроль | конфликтменеджмент)
новости и события: пресс-релизы | новые стандарты | новости партнеров | новости | архив новостей, статей
новая торговля (автоматизация | магазиностроение | маркетинг и экономика)
интернет-маркетинг (создание сайта | интернет - бизнес)
финансы & страхование (страхование | бизнес-школа)
обзоры и интервью: маркетинг | консалтинг | торговля | управление качеством )
энциклопедия: это интересно | глоссарий | о семье | менеджмент семьи | каталог ресурсов


[реклама на сайте]

Мы разрешаем использовать, цитировать, копировать, транслировать и переводить любые наши материалы в сети Интернет
при условии установки прямой ссылки на этот конкретный материал на сайте KlubOK.net

Для того чтобы опубликовать свой материал (статью, книгу и т.д.),
вам достаточно направить его по адресу klubok@klubok.net
в любом удобном вам формате.
Copyright © 2003-2017 KlubOK.net, Андрей Гарин


Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика