Управление документацией. :: KlubOK.net

Спасибо за ответы.
Я тоже думала о перчне документов. На этом и остановимся Smile

а не проще ли в маленькой организации использовать информационные системы "кодекс" или "гарант"?

kalipsa писал(а):

а не проще ли в маленькой организации использовать информационные системы "кодекс" или "гарант"?

Кодекс и Гарант это только внешняя нормативная документация (даже не документация внешнего происхождения)
Как правило (выясняется при сертификационных аудитах информацию "почерпнутую" из этих баз (если она не стоит на личном комп. или в сети) как правило не обновляют, не актуализируют и т.д. см. п 4.2.3 ИСО 9001 только с частицей "не"

тогда без разницы маленкькая организация или большая - механизм один и тот же. однозначно должен быть ответственный за управление документацией внешнего происхождения, он должен ее регистрировать, передавать в места ее использования ит.д. по 4.2.3, а форму учета каждая организация должна изобрести сама, главное чтобы она (форма) учитывала все требования 4.2.3 и была удобной для использования в этой конкретной организации. а вообще я за автоматизацию документооборота

Где-то видел подобные программы
Я обошелся такой фразой:
Учет нормативной и технической документации и изменений в них осуществляется в журнале, содержащем графы: дата получения, наименование документа и/или учетный номер, шифр документа, дата внедрения на предприятии (номер и дата приказа), число копий, адрес рассылки, дата и роспись лица получившего документ, дата и номер доку-мента о внесении изменений, дата внесения изменений в документ и фамилия лица про-изводившего изменение, примечание (в данной графе делается отметка об аннулирова-нии (изъятии из обращения) документа и указывается подпись лица аннулировавшего до-кумент и дата аннулирования, место и сроки хранения документа оставленного для юри-дических целей).

у нас целый отдел этим занимается, но механизм тот же

маленькое добавление
ГАРАНТ, КОДЕКС, Консультант+, NormaCS, Стройконсультант и т.д и т.п. -- информационно-поисковые системы (ИПС), средстав массовой инормации. Нормативные акты выпускаются только официальными источниками, как правило, для каждого вида своими...

но тем не менее жизнь они облегчают, правда проблема в том, что нельзя распечатывать СНиПы и ГОСТы, т.к. ими никто не управляет и изменения не внесет. только с экрана, либо сразу потом выбрасывать

kalipsa писал(а):

но тем не менее жизнь они облегчают, правда проблема в том, что нельзя распечатывать СНиПы и ГОСТы, т.к. ими никто не управляет и изменения не внесет. только с экрана, либо сразу потом выбрасывать

Не сочтите за рекламу.
Уже упомянутая система NormaCS запрещает создание локальных копий стандартных документов путем выгрузки в Word. Кроме того, в корпоративных поставках возможен полный запрет распечатки документов (управляется администратором). Т.о. гарантируется работа "с экрана".

И еще вопрос.
А зачем изобретать свою методику управления документацией, если есть готовые системы технического и не только документооборота (Documentum, TDMS, ...)?

Уважаемые коллеги!
Хотелось бы прояснить для себя трактовку термина "актуализация" в отношении документов. Столкнулся с разночтением. Одни уверяют, что данный термин означает "обновление" версии документов из-за тех или иных изменений, другие - "замену" устаревших документов на новые. Я же в силу понимания перевода слова actualization понимаю это как "внедрение", "реализация", т.е. "проведение в жизнь" документов. Какие есть мнения???

вся документация, регламентирующая деятельность организации должна соответствовать реальной ситуации, будь то график на проектирование или документированная процедура, а

Цитата:

" версии документов из-за тех или иных изменений, другие - "замену" устаревших документов на новые.

это вообщем-то одно и тоже, потому что устаревшим документ становится тогда, когда произошли изменения

согласна, любой документ из справочной системы не может быть распечатанным, ну только если на один день, иначе нет ответственного за его актуализацию, к тому же я не пойму какие могут быть сложности с управлением документацией, в ИСО 9001 все подробно написано, бери да делай

согласен, что разработка новой версии и замена старых документов на новые - суть один и тот же процесс, но операции-то разные! Да и непонятно осталось - что же считать актуализацией?

и то и другое последовательные опреации одного процесса
чтобы актуализировать документ надо заменить устаревшие сведения - это необходимое но недостаточное условие
и обеспечить применение новой версии в местах их применения см. 4.2.3
если вы актуализировали документ, то вы выполняете требование п. 4.2.3с), а там еще есть и остальные пункты, таким образом несоответствие будет иметь место так или иначе при невыполнении всех требований данного раздела

swan писал(а):

Уважаемые коллеги!
Хотелось бы прояснить для себя трактовку термина "актуализация" в отношении документов. Столкнулся с разночтением. Одни уверяют, что данный термин означает "обновление" версии документов из-за тех или иных изменений, другие - "замену" устаревших документов на новые. Я же в силу понимания перевода слова actualization понимаю это как "внедрение", "реализация", т.е. "проведение в жизнь" документов. Какие есть мнения???

Актуализация документов - приведение их в актуальное состояние, т.е. в соответствие с действительностью.