Управление документацией. :: KlubOK.net

Я предлагаю следующее решение: делим документацию на три части и условно называем так: документация по управлению бизнес-процессами, документация по обеспечению деятельности и внешняя документация.
1. Документация по управлению б/п построена по пирамидальному принципу и рекомендациям ISO 10013-2001, где из политики выходят руководства, из руководств - методики и т.д.
2. Документация по обеспечению деятельности включает в себя нормативную документацию (регламенты. досье участков, аналитическо-нормативные документы, проектно-конструкторскую документацию и т.д., организационно-распорядительная). Почему мы отделили от предыдущей: во-первых, здесь не работает принцип пирамиды, во-вторых, такого рода документы существуют, и будут существовать не зависимо от того, внедрена система качества или нет.
3. Думаю, что со внешней документацией все понятно.

Не могу не согласиться к комментариям по поводу того, что подробное деление особо не влияет на качество продукции и не есть приоритетным.
Но я столкнулась с тем, что многие предприятия вообще предпочитаю не включать в свою структуру документы из пункта 2, потому что не могут ее увязать с процессным подходом или еще с чем-то…..

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

lau писал(а):

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

Для себя можите сделать как вам угодно, а второй и третьей стороне попытайтесть разъяснить в вашей документации что у вас нормально работает актуализация копий с копий
пропишите процедуру "обеспечение наличия сосотвествующей версии документов в местах их применения" (п.4.2.3г) , а также п.4.2.3в, е, ж
Но поверьте если эксперт найдет хотябы один документ не актуализированный, то он найде сто причин как у вас отобрать сертификат
Совет- создайте стандарт по управлению копиями нормативных документов где все и опишите

lau писал(а):

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

копию с копии делать можно...
вопрос как управлять такой копией...
если вы регистрируете копии, то эту регистрацию надо где-то фиксировать, чтобы обеспечить прослеживаемость этой копии...
непонятно, что такое "утврежадет оригнал"
и копировать можно только свои документы
уточнение:
Оригиналы – документы, выполненные на любом материале и любым способом и предназначенные для издания или изготовления по ним подлинников.
Подлинники – документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизводство копий.
Копии – документы, выполненные способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником и предназначенные для непосредственного использования и т.д.

lau писал(а):

...Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
...
Но такая схема нужна.

Да как-то привычнее отпечать столько экземпляров, сколько необходимо, да поставить на каждом идентификатор "Экз. №000"
Поэтому обескураживает именно осознанная необходимость в разноуровневом копировании. Ну правда что "Каждому городу свой нрав и права..." Wink

lau писал(а):

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

Совершенно нормальная схема. Именно к такой и привык, пока работал на большом предприятии. Контрольные экземпляры хранились в ПТО. ПТО выдавал в подразделения по ОДНОЙ учтённой копии, которые для подразделений являлись своего рода контрольным экземпляром. А уже внутри подразделения документ тиражировался по потребности именно так, как описано в посте от lau. Естественно, все эти копии учитывались в соответствующем гроссбухе.

Что же касается замечания уважаемого г-на Жукова, что при обнаружении неучтённой копии эксперт сделает всё, чтобы отобрать сертификат, то позволю себе заметить, что это плохой эксперт либо плохой орган по сертификации (ИМХО, разумеется). В тех органах по сертификации, что я знаю, такой случай классифицируется как НЕЗНАЧИТЕЛЬНОЕ несоответствие. А один знакомый эксперт из весьма авторитетного органа по сертификации мне сказал как-то: "Я вообще перестал писать несоответствия по документации, ибо не встречал ещё ни одной организации, где было бы всё гладко. В корень надо зрить, а не выискивать блох".
Если уж говорить про актуализированные документы, то покажите мне хотя бы один ОРГАН ПО СЕРТИФИКАЦИИ (!), где использовались бы только официально купленные у Ростехрегулирования или у 176 комитета ИСО экземпляры стандарта ИСО (ГОСТ Р ИСО). После чего бросьте в меня камень Wink

lau писал(а):

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

Думаю, что такая система возможна, только необходимо что бы обеспечивалась идентификация документов и их актуализация. При вашей системе необходимо что бы все ньюансы такого документооборота были прописаны в процедуре "управление документацией". На мой взгляд, проще такая система: увеличением количества экземпляров документов, их идентификацией, учетом и актуализацией занимается один отдел, где есть ответственный за это. Если же все же придерживаетесь системы с копированием копий, то в подразделении необходимо наличие ответственного (уполномоченного) за ведение документооборота СМК.

Есть тема "Конфиденциальность". Нужно подготовить доклад. Известно, что имеются ввиду испытательные лаборатории... В ГОСТе 17025 есть пункт "Обслуживание клиентов", где упоминается то, что лаборатория обеспечивает конфиденциальность по отношению к другим клиентам.

Помогите, пожалуйста, разобраться, чего именно конфиденциальность подразумевается... документов, информации или еще чего.

Заранее огромное спасибо

Если у вас такая тема "конфеденциальность", почему бы тогда с определения не начать, и доклад сделать обо всем по немножку! Smile

)

В ИЛ имеется ввиду, что другим своим клиентам, она не будет выдавать протоколы с вашими результатами испытаний, если это специально не оговорено в договоре.

Nasti писал(а):

В ИЛ имеется ввиду, что другим своим клиентам, она не будет выдавать протоколы с вашими результатами испытаний, если это специально не оговорено в договоре.

Точнее, в подразделе "Обслуживание клиентов" речь идет о том, что клиенту может быть предоставлена возможность наблюдать в ИЛ за ходом испытаний своей продукции.
При этом он не должен узнать "лишнего" - о работах, выполняемых для других клиентов.
В принципе, это не только результаты испытаний, но почти любая информация - что испытывалось, в каком количестве, сумма договора и т.п. Вплоть до того, кто был клиентом (если он пожелал не афишировать эту информацию).

Здравствуйте, уважаемые форумчане!
Пожалуйста подскажите как сделать лучше, совсем уже запуталась с процедурой по документации, записям.

Документация почти вся ведется в электронном виде (наверное больше в силу специфики деятельности - разработка программного обеспечения). Правильно ли я понимаю, что к документации системы менеджмента качества можно отнести все документы которые ведутся в отделах, стандарт ISO п.4.2.4 Управление записями - Должны быть установлены и вестись записи, для предоставления доказательства соответствия требованиям и результативности функционирования СМК... Т.е. сейчас фактически на основании каждого документа можно сделать определенные выводы о работе, либо же на основе этих документов проводится соответствующий анализ.

Для обеспечения идентификации всех записей (во многих статьях пишут что обязательно должно быть кодирование документации), я думала сделать следующее: Буквенное обозначение отдела/номер документа в департаменте - номер документа по порядку.
Правильно ли я понимаю что должны вестись соответствующие журналы (или реестры) отдельных документов. Например, в отдел подбора персонала поступают из другого отдела заявка на новую вакансию, т.е. соответственно для учета этих вакансий нужен соответствующий журнал. Или я все слишком закрутила?

Надеюсь на ваши комментарии.

P.S. Может кто нибудь посоветует где можно найти материал полезный по СМК в IT компании.

Все ответы нашлись сами собой, но вопрос в P.S. остается актуальным )

DuzSV писал(а):

P.S. Может кто нибудь посоветует где можно найти материал полезный по СМК в IT компании.

Взгляните на http://www.betec.ru,
может быть что-то пригодится...

Спасибо, действительно пригодилось ))

Al-cash писал(а):

Взгляните на http://www.betec.ru,
может быть что-то пригодится...

спасибо за толковую ссылочку