Процессы

Alex9994 писал(а):

Делайте так чтобы Вам и Вашим коллегам было удобно...
Если раньше вам хватало карты процессов, то не над порождать новые документы, у которых нет потребителей...
НО если Вам самой надо разобраться тогда надо делать схемы и т.д.

Александр дает уклончивый совет - если Вам это надо, то разбирайтесь, разрабатывайте новые подпроцессы, рисуйте схемы, критерии результативности... Только имейте в виду, что документы-то Вы напишите, но потом потребуется работа Ваших работников по этим многочисленным процессам и подпроцессам, проведение внутренних аудитов по каждому процессу. Ясно, что пока Вы разгребаете, то что получили в наследство, пытаясь привести в порядок документы.
Если Ваши многочисленные процессы придумали консультанты сторонней организации, тогда нужно все менять и упрощать. Встречаются такие консультанты/организации, которые для оправдания высокой цены своих услуг плодят кучу бесполезных для деятельности бумаг.
Выделите несколько крупных процессов, без которых невозможна деятельность, которые хорошо знают и понимают работники. Открываем ИСО 9001 пункт 8.1 и читаем:
"...требуется определить рабочие процессы, которые необходимы для производства продукции..."
Читаем дальше и соображаем, что требует Стандарт:
8.2 Требования к продукции
Ага, значит должен быть процесс, который выявляет, анализирует и пр. эти требования. Что на Вашем заводе делается для удовлетворения этим требованиям, кто этим занимается? Наверняка есть отдел продаж или маркетинга, который находит работу, есть люди, занимающиеся договорной деятельностью, значит нужно выделить соответствующий процесс, например Управление продажами.
Читаем далее п. 8.3 Разработка и проектирование
Соображаем, есть ли на заводе такой отдел или люди. Если отдел большой, да не один (нормоконтроль, испытательная лаборатория...) и на заводе разрабатываются новые изделия (трубы), то нужен процесс.
Далее п. 8.4 Поставки - закупки
Нужен процесс Управление закупками или поставками, или логистикой.
Читаем далее п. 8.5 Производство продукции.
Понятно, что это процесс "Управление производством труб".
И так далее. Если персонал объединен в группы или отделы и трудится над определенными задачами, их работу можно выделить в процесс, учитывая особенности связки персонал - директор. Бывает и такое, к сожалению, когда начальник отдела или директор категорически против проверок какой-то деятельности, например, его супруга возглавляет отдел и не хочет, чтобы ее деятельность проверяли-анализировали. Вот тут нужно сильно изворачиваться, чтобы приткнуть такой важный процесс к другому, не выделяя его отдельно, но при этом установить требования.
Помните, что работники и без наших процессов всегда в запарке. Если они поймут, что созданное Вами СМК помогает им в работе, то будут помогать и Вам. Если нет, будут посылать Вас куда подальше. Поэтому очень важно договориться с директором о его демонстративной поддержке Вашей работы.

Alex9994 писал(а):

Делайте так чтобы Вам и Вашим коллегам было удобно...

Спасибо вам большое, Alex9994!!!!
Я полностью согласна, что не нужно множество документов создавать, мне это от специалиста хотелось услышать....
А то, что я хочу перенести Процесс Мониторинг, измерение и анализ в процессы управления - это правильно? Он у нас был вспомогательным процессом, и рассматривался . как Мониторинг и измерение продукции и все...Т.е. не было прописано, как мы мониторинг осуществляем....

LinkeLI писал(а):

Александр дает уклончивый совет - ....

Уважаемая LinkeLI!
Спасибо за вам подробный ответ!
у нас не большое предприятие.

Я действительно не хочу всех засыпать документами. И я действительно (с моей "кашей" в голове) разгребаю полученные документы, пытаюсь все в едуную систему привезти.
Мониторинг, измерение и анализ СМК процессов не проводился... Не было никакого регламента, что его нудно делать. А как еще цивать процессы?
По выявленным несоответствиям нудны КП и ПД , я правильно понимаю?
У нас, к примеру не проработана система КД и ПД, их делали выборочно. Но данные по из реализации тоже не предоставляля, т.е. не анализировали , что сделано было....
СТП по КД и ПД не предоставляет документов , как ответственные за процессы в принце должны составлять. Нашла максимально простые образцы отчетов :
Приложение А
(обязательное)
Форма Плана корректирующих/предупреждающих действий

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор (Директор ____ филиала)

______________ ____________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
«_____» ___________________ 20__ г.

ПЛАН
корректирующих/предупреждающих действий

Наименование отдела (подразде-ления) Несоответствие прове-ряемому элементу ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Корректирующее/ предупреждающее действие Сроки выпол-нения
Ответст-венный исполни-тель

Представитель руководства по качеству ________________ _______________________
(подпись) (инициалы, фамилия)

Приложение Б
(обязательное)
Форма Отчета о проведении корректирующих/предупреждающих действий

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор (Директор ____ филиала)

______________ ____________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
«_____» ___________________ 20__ г.

Отчет о проведении корректирующих/предупреждающих
действий в _________________
наименование подразделения
№ Описание уведомле-ния Пункт ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008 Документа СМК Описание кор-ректирующего действия Сроки выполнения Ответст-венный исполни-тель
План Факт

Представитель руководства по качеству ________________ _______________________
(подпись) (инициалы, фамилия)

Вот так....

Вам надо закрыть тему СМК на соответствие ИСО 9001:2008. Если у завода есть сертификат соответствия, то он был куплен, скорей всего. При этом специалисты органа по сертификации (ОС), как правило, за вознаграждение выдают на гора филькину грамоту как нужную документацию. Если подходит срок окончания действия сертификата СМК, то потребуется сертификация на новую версию Стандарта ИСО 9001:2015. Для сертификации нужно будет предъявлять кучу бумаг, описывающих, как у Вас выполняется каждое требование новой версии Стандарта, и демонстрировать деятельность завода в соответствие с требованиями этой куче бумаг спецам ОС на внешних аудитах.
Лучший выход для Вашего предприятия - договориться с ОС так же, как делалось ранее до Вас, потом действовать.
Если Вы получили задание от директора сертифицировать СМК завода впервые, то также идите в ОС, расскажите о трудностях в работе и попросите помощи. Например, попроситесь на участие в аудите (проверке) какого-нибудь производственного предприятия вместе с ними или попросите показать документы др. предприятий. Могут отказать (и будут правы), но могут и помочь чем-нибудь. Все зависит от Вас.
Вы обучались 4 дня, вспомните, к кому из обучающихся вместе с Вами можно обратиться за помощью, например, посмотреть документы.
Ваша цель - ознакомиться с реальной СМК и документами на реальном предприятии. Подумайте, как ее выполнить.

LinkeLI, в мае у нас будет аудит инспекционный, т.к. в прошлом году мы прошли ресертификацию... во время аудита в мае я постараюсь подготовить по максимуму документы по ИСО 9001: 2015, с учетом новых требований...рисков и т.д. и т.п. и постараюсь по-своему довести до хоть-какой-то системы процессы и их анализ....
И наверно стоит обратиться в ОС - вдруг помогут хоть чуть-чуть...откажут - значит будем смотреть в процессе самого инсп.аудита, что плохо, что не очень...

TrenihinaOS писал(а):

А то, что я хочу перенести Процесс Мониторинг, измерение и анализ в процессы управления - это правильно?

Это правильно

TrenihinaOS писал(а):

Он у нас был вспомогательным процессом, и рассматривался . как Мониторинг и измерение продукции и все...Т.е. не было прописано, как мы мониторинг осуществляем....

Мониторинг и измерение продукции это только очень частное применение элементов мониторинга и измерения процессов

TrenihinaOS писал(а):

Т.е. не было прописано, как мы мониторинг осуществляем....

Отсутствие описания как Вы осуществляете мониторинг не так критично как отсутствие самого мониторинга

TrenihinaOS писал(а):

Мониторинг, измерение и анализ СМК процессов не проводился... Не было никакого регламента, что его нудно делать.

Я бы так не сказал... Мониторинг, измерение и анализ процессов всегда проводится, если хоть какая-то деятельность осуществляется. Он всегда предшествует любому управленческому решению. Другой вопрос о соответствии этого мониторинга требованиям стандарта...

LinkeLI писал(а):

...потребуется сертификация на новую версию Стандарта ИСО 9001:2015. Для сертификации нужно будет предъявлять кучу бумаг, описывающих, как у Вас выполняется каждое требование новой версии Стандарта, и демонстрировать деятельность завода в соответствие с требованиями этой куче бумаг спецам ОС на внешних аудитах.
Лучший выход для Вашего предприятия - договориться с ОС так же, как делалось ранее до Вас, потом действовать.

Вот вот

LinkeLI писал(а):

Вы обучались 4 дня, вспомните, к кому из обучающихся вместе с Вами можно обратиться за помощью, например, посмотреть документы.
Ваша цель - ознакомиться с реальной СМК и документами на реальном предприятии. Подумайте, как ее выполнить.

Я бы не делал акцент на знакомстве с документами, лучше знакомиться с самой СМК, реальной СМК... Это будет нужно Ольге чтобы увидеть свою СМК как реальную...
И Ольге надо изучить свою организацию, свою СМК и научиться искать и видеть соответствие требованиям Стандарта. которое она сможет предъявить аудиторам

TrenihinaOS писал(а):

LinkeLI, в мае у нас будет аудит инспекционный, т.к. в прошлом году мы прошли ресертификацию... во время аудита в мае я постараюсь подготовить по максимуму документы по ИСО 9001: 2015, с учетом новых требований...рисков и т.д. и т.п. и постараюсь по-своему довести до хоть-какой-то системы процессы и их анализ....
И наверно стоит обратиться в ОС - вдруг помогут хоть чуть-чуть...откажут - значит будем смотреть в процессе самого инсп.аудита, что плохо, что не очень...

Надеяться на то, что Вас возьмет орган по сертификации на проведение аудита совершенно не стоит, т.к.:
1 Какой орган по сертификации согласиться Вам, как "поднадзорному" (извините за выражение, но в данном моменте другого слова не нахожу) лицу показывать хитрости аудита и (да простят меня мои бывшие коллеги) свои грехи (огрехи), которые со стороны очень видны. Каждый эксперт старается (всегда или почти всегда) чтобы аудит был неожиданностью для предприятия. Выявленное несоответствие это всегда элемент неожиданного.
2 Под каким "соусом" Вас они смогут включить в состав комиссии? Ну разве только стажёром (в этом случае готовьтесь к затратам и весьма приличным). При этом будьте готовы к тому, что свою квалификацию
от такого участия Вы не повысите примерно в 98% случаев. Если конечно аудитор по характеру не является преподавателем. Стажеров, как правило, берут (да простите меня мои бывшие коллеги): малокомпетентные аудиторы (чтобы выглядеть умнее относительно других членов комиссии читай стажеров), преподаватели (по характеру, см. выше), аудиторы-алкоголики и руководители органов по сертификации (чтобы покрутиться немного и смотаться). Нормальный эксперт при проведении аудита "не месте" "досматривает" СМК предприятия. Первое впечатление и основное он получил при изучении вашей документации СМК.
3 Не всякое предприятие согласиться чтобы по предприятию ходило стороннее лицо. Могут попросить исключить или перенаправят Вас в те подразделения, в которых вы не получите нужной информации.

Так что или проситесь к коллегам или пригласите (за деньги конечно желательно) умных товарищей из этого форума.
Еще несколько советов:
1 Не торопитесь за несколько месяцев переделать систему под новые требования (9001-2015). Не получиться быстро если нет должного опыта.
2 Снизьте количество процессов (Посмотрите свои вопросы и ответы на них. Вы пишите "процесс", а умные люди не настойчиво поправляю "процедура").
3 Пройдите инспекционный аудит по старой версии и у Вас будет время "перелопатить" СМК под новую.

ZHukov писал(а):

Надеяться на то, что Вас возьмет орган по сертификации на проведение аудита совершенно не стоит, т.к.:
1 Какой орган по сертификации согласиться Вам, как "поднадзорному" (извините за выражение, но в данном моменте другого слова не нахожу) лицу показывать хитрости аудита и (да простят меня мои бывшие коллеги) свои грехи (огрехи), которые со стороны очень видны.

Любой достаточно компетентный орган Хитрости, грехи (огрехи) аудита можно увидеть только обладая соответствующими знаниями и опытом аудита....

ZHukov писал(а):

2 Под каким "соусом" Вас они смогут включить в состав комиссии? Ну разве только стажёром (в этом случае готовьтесь к затратам и весьма приличным). При этом будьте готовы к тому, что свою квалификацию от такого участия Вы не повысите примерно в 98% случаев. Если конечно аудитор по характеру не является преподавателем. Стажеров, как правило, берут (да простите меня мои бывшие коллеги): малокомпетентные аудиторы (чтобы выглядеть умнее относительно других членов комиссии читай стажеров), преподаватели (по характеру, см. выше), аудиторы-алкоголики и руководители органов по сертификации (чтобы покрутиться немного и смотаться).

В практике аудита органов сертификации с аккредитацией у членов IAF в рамках стажировки есть такая роль "наблюдатель" (observer) предшествующая собственно стажировке (trainee) в результате ее результативного прохождения... Относительно такого повышения квалификации -- А какие другие пути повышения квалификации?

ZHukov писал(а):

3 Не всякое предприятие согласиться чтобы по предприятию ходило стороннее лицо. Могут попросить исключить или перенаправят Вас в те подразделения, в которых вы не получите нужной информации.

Если предприятие согласилось с составом команды аудита (аудиторы, возможные наблюдатели, стажеры), то при их наличии наблюдатели только наблюдают за ходом аудита без каких либо своих действий в аудите, а стажеры могут участвовать в аудите только через аудитора...

ZHukov писал(а):

Каждый эксперт старается (всегда или почти всегда) чтобы аудит был неожиданностью для предприятия. Выявленное несоответствие это всегда элемент неожиданного.

Ну это как готовить аудит каждой из обеих сторон (органом сертификации и предприятием)

ZHukov писал(а):

Нормальный эксперт при проведении аудита "не месте" "досматривает" СМК предприятия. Первое впечатление и основное он получил при изучении вашей документации СМК.

ИМХО Первое и основное впечатление аудитор получает от первого контакта с организацией...
Кстати организация тоже получает представление об аудиторе...
И у организации есть право требовать замены аудитора как на этапе подготовки, таки в ходе самого аудита...

ZHukov писал(а):

Так что или проситесь к коллегам или пригласите (за деньги конечно желательно) умных товарищей из этого форума.

С "проситься к коллегам" полностью солидарен...

ZHukov писал(а):

Еще несколько советов:
1 Не торопитесь за несколько месяцев переделать систему под новые требования (9001-2015). Не получиться быстро если нет должного опыта.

Полностью согласен

ZHukov писал(а):

2 Снизьте количество процессов (Посмотрите свои вопросы и ответы на них.

Тут очень сильно раскрытые ножницы...
Маленький секрет относительно сокращения количества процессов --
объем выборки для сертификационного аудита -- корень квадратный из количества объектов (процессов, подразделений), а время аудита -- от численности персонала организации. инспекционный аудит -- 40-60% от сертификационного...
В кубке Гастева участвует организация с более чем 21 тыс процессов...

ZHukov писал(а):

3 Пройдите инспекционный аудит по старой версии и у Вас будет время "перелопатить" СМК под новую.

Полностью согласен

ZHukov писал(а):

(Посмотрите свои вопросы и ответы на них. Вы пишите "процесс", а умные люди не настойчиво поправляю "процедура")

Согласен с тем, что пересмотреть вопросы и ответы на них....
И не согласен, что "Вы пишите "процесс", а умные люди не настойчиво поправляют "процедура""... В реальной СМК первична деятельность (процесс), в бумажнной СМК первична процедура (порядок осуществления деятельности), а есть по ней деятельность или нет уже вторично...

Какие методики описания БП (кроме верхнеуровнего описания) порекомендуете в рамках ознакомительного обучения Руководителей
производственных структур. Зачем? - правильная постановка задач +
общение на одном языке с соответствующими отделами или внешними
консультантами.

Мне нравится диаграмма Черепаха для общего понимания процесса, блок схема для описания логики последовательности действий внутри процесса, диаграмма Дорожки бассейна для описания взаимодействий между подразделениями в рамках процесса.