ISO, менеджмент, консалтингпользователи сайтаRSSФОРУМСТАНДАРТЫГОСТ РСЛОВАРЬНАВИГАТОРКОНСУЛЬТАНТЫ 
Логин : Пароль:   
       [регистрация] [напомнить пароль]
 

ФОРУМ
• Re: методики описания БП 
 23. Окт 08:43 от PrilipkoAI
• ISO 22000:2018 
 10. Сент 23:29 от GurbanovR
• HACCP vs FSMS 
 23. Авг 10:52 от PrilipkoAI
• Re: план контроля качества 
 13. Авг 12:07 от Facebook



Еще раз о внутреннем аудите №2

Страница для печати 

  • размещено в разделе: Школа качества
  • Автор: KosKa


  • найти еще статьи по теме:


    В прошлый раз мы остановились на самом интересном месте - инструментах внутреннего аудита. Самое время продолжить. Сегодня я постараюсь рассказать о планировании внутренних аудитов и об одном из инструментов - технике интервью.

    Расскажу обо всем, чем сам пользуюсь. Ничего такого на курсах Вам, скорее всего, не рассказали. Если рассказали - Вам повезло :-)

    ПРОДОЛЖЕНИЕ 1

    начало здесь

    В прошлый раз мы с Вами договорились, что рассматриваем внутренний аудит (ВА) системы менеджмента качества (СМК), как часть методологии менеджмента качества, как метод, предназначенный для получения данных о степени отклонения "реальной" СМК от формальной модели СМК.

    Два слова о том, почему "реальной" - в кавычках. Не секрет, что люди видят вещи по-разному. На наше восприятие окружающего мира влияют множество факторов, как-то: образование, окружающая среда, опыт, настроение и множество других. Поэтому, говоря о реальности, каждый из нас подразумевает свою собственную реальность.

    a href="http://www.klubok.net/pageid457.html" target="_blank">Аудиторы тоже люди, со всеми свойственными недостатками (или достоинствами?). Поэтому аудитору следует всегда помнить о различии восприятия фактов разными людьми. Для того, чтобы убедить потребителей аудита в том, что Ваше видение фактов более "правильное", следует придерживаться простых рекомендаций:

    1. Показывайте только те наблюдения, которые важны проверяемому и потребителю;
    2. Показывайте, как факты влияют на качество продукта/процесса/системы. Всегда старайтесь отвечать на вопрос "Ну и что?"
    3. Игнорируйте несущественные замечания. Проще говоря, не нужно придираться.
    4. Помните об относительной важности событий. Несоответствие, которое является серьезным в стабильной Системе, иногда вполне может быть проигнорировано в условиях изменений и трансформаций в организации.

    Однако, я немного отвлекся. Наша задача - пройти путь от планирования до завершения аудита, и получения тех самых данных, ради которых все и затевалось. Не будем задерживаться, и сделаем первый шаг :-)

    Памяти Госплана посвящается…

    ВА должны планироваться - иначе будет беспорядок. Это понятно.

    В ISO 19011 фигурируют какие-то "цель и объем программы аудитов". Определимся с ними (тем более, что и определяться-то особенно не с чем :-)).

    Мы с Вами уже решили, какова наша основная цель, и можем ее перефразировать, например, так: "Определить отклонение формальной системы менеджмента качества от фактических практик осуществления деятельности". Чем не цель?

    Что такое "объем программы аудитов"? - да это вообще просто: кого, когда, где и сколько раз будем проверять. Дальше - интереснее :-). По большому счету, объем аудита полностью "помещается" в график аудитов. Как его сделать?

    Давайте возьмем форму графика аудитов такой, какой ее обычно приводят в учебных материалах различных курсов внутреннего аудита. Эта форма выглядит аскетически - никаких излишеств :-) (см. рис. 1):

    форма графика аудитов

    Рис. 1

    Первое желание, которое возникает при попытке работать с такой формой - это желание ее усовершенствовать. Кстати, вполне естественное желание, если учесть, что никаких рекомендаций по ведению такого графика на курсах Вам, скорее всего, не предложат. Наверное, считают это тривиальным.

    Мы с Вами таким снобизмом не отличаемся :-), поэтому я кратко расскажу о том, как этот довольно примитивный график можно "оживить". Это вроде бы просто, но мне в свое время этого никто не рассказал. Поэтому есть все основания считать, что кому-то еще такой рассказ может оказаться полезным. Ну, хватит болтать, займемся делом.

    У простоты формы есть одно преимущество - гибкость. Поэтому, введя несколько обозначений, мы добьемся того, что менеджер по качеству сможет вносить в этот график информацию о переносе сроков аудита, завершении, добавлении или отмене аудита, а также о количестве выявленных несоответствий.

    Будем обозначать: "" - запланированный аудит, "" - завершенный аудит, "'" перенос сроков аудита, "" - отмену аудита.

    Далее, выполнение аудита в установленный срок считается нормальным функционированием системы, поэтому на графике никак не комментируется. Любое другое изменение (перенос, добавление, отмена аудита) должно сопровождаться комментарием. Для того, чтобы в таком "спартанском" график отображать комментарии, используем следующий способ (см. рис. 2):

    1. Над графиком размещаем строку порядковых номеров от 1 и так далее - они будут обозначать порядковые номера комментариев;
    2. При необходимости внести добавления нового замечания/комментария, зачеркиваем следующий по порядку свободный номер;
    3. Номер, который мы только что зачеркнули, указываем в месте, к которому относится комментарий, и обводим квадратиком;
    4. Текст комментария под соответствующим номером пишем на обороте графика (или внизу графика, если предусмотрительно выделить для этого место);
    5. Все :-).

    Те, кто знаком с методологией SADT, могут увидеть знакомые нотки. А почему бы и нет? Лучший опыт нужно разумно заимствовать.

    Если завершившийся аудит выявил несоответствия, количество несоответствий можно обозначать числом справа от символа завершенного аудита. Число несоответствий легко отличить от номера комментария, т.к. мы договорились комментарии маркировать "квадратиком".

    Вот и все. Посмотрите, как может выглядеть график аудитов в работающей системе ВА при таких исходных посылках:

    Рис. 2 так может выглядеть график аудитов в работающей системе ВА

    Рис. 2

    Вам кажется, что это выглядит не достаточно "эстетично"? Но зато, поверьте, это очень удобно и достаточно информативно. Зачем Вам красивая бумажка, с которой ничего нельзя сделать? Кроме того, прошу учесть, что рисовать в WORD® не просто, и от руки это получается несколько красивее :-).

    А как же периодичность аудитов? Но ведь мы с Вами решили, что не будем пытаться использовать аудиты для решения оперативных проблем. Поэтому просто расположите аудиты равномерно, в зависимости от их количества. Если какое-то подразделение сильно (или часто) "проштрафилось", просто добавьте количество аудитов, и опять же расположите их, равномерно. Точных цифр никто Вам не скажет - это сильно зависит от Вашего случая. Единственное, что могу сказать - так много, как только Вы сможете, но не в ущерб качеству выполнения. Все.

    Те, кто внимательно прочитал все написанное, заметил, что я не предусмотрел никакого механизма для регистрации данных о выполнении корректирующих действий (КД), назначенных по результатам аудита.

    Это не забывчивость. Просто я считаю серьезной методологической ошибкой смешивание действия двух систем - ВА и КД. Эта ошибка, которая тиражируется в учебных материалах многих курсов, порождает потом некоторые сложности на практике.

    Ошибка состоит в том, что завершение аудита прямо или косвенно привязывается к завершению всех назначенных КД. Представьте себе, что по результатам ВА было назначено 4 КД со сроками 1,2,4 и 8 месяцев соответственно. Представьте теперь, что Вы сможете "закрыть" аудит только через 8 месяцев после его завершения. Смешно? Не очень, если попробовать это на своей шкуре.

    Более того, если по результатам выполнения КД назначить повторный аудит, то можно попасть в очень неприятную ситуацию "бесконечного аудита" (термин придумал сам - С.К. :-)). Представьте: вы выполняете аудит, назначаете КД, проводите повторный аудит для проверки выполнения КД (внимание, первый аудит еще не закрыт!), и обнаруживаете, что КД не выполнено. Вы получаете ситуацию с двумя незакрытыми аудитами и новыми КД. Цепочку можно продлить. Вот и скажите, нам это нужно? Мне нет.

    Кстати, в п. 6.7 стандарта ISO 19011 прямо говорится "Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет по аудиту разослан". По меньшей мере, странно, что наши "учителя" не считают необходимым принимать это во внимание.

    Еще один важный момент, о котором не сказать я не могу. Речь пойдет об объектах аудита.

    "Процесс" в качестве объекта аудита - это звучит здорово. Но, чаще всего, процессное управление остается пока лишь красивой концепцией, разве что, кроме уровня технологических процессов. Поэтому, выбирайте в качестве аудита не "процессы", а структурные подразделения, и Вы избавитесь от большого количества затруднений. Этот совет, на мой взгляд, самый спорный :-).

    Готовимся к полевой работе

    Итак, график говорит, что через две недели (месяц, три дня, нужное подчеркнуть) Вы, начинающий или не очень аудитор, должны провести аудит. Что делать дальше? Сейчас расскажу. Но учтите, я буду излагать совершенно очевидные вещи, поэтому если Вы опытный аудитор, можете смело пропускать секции, которые я так и буду обзывать "Очевидная вещь №хх". Итак,

    Очевидная вещь №1.

    Свою работу во время аудита нужно планировать. Но не следует злоупотреблять. Основное назначение плана аудита - сформулировать цель/критерии аудита и корректно распределить ресурсы. Проще говоря, нужные люди должны находиться в нужное время в нужном месте, чтобы аудитор не бегал по предприятию с выпученными глазами и не искал начцеха дядю Ваню, который "вдруг ушла на почту" :-). А критерии аудита помогут Вам не распылять свое внимание.

    В большинстве случаев, вполне достаточно, если Ваш план аудита будет оформлен в виде нескольких предложений типа "С 14:00 до 14:45 аудитор Петров П.П. - интервью с нач. транспортного цеха Ивановым И.И.". Кстати, я считаю, что оптимальная длительность внутреннего аудита - не более одного дня. Но "фильтруйте" этот совет для Ваших условий!

    Пара полезных, на мой взгляд, советов: 1) вопросы, касающиеся управления документацией, подготовки персонала, корректирующих действий, планируйте на завершающие стадии аудита. Тогда во время аудита Вы сможете набрать немало примеров для обсуждения; 2) не забывайте о технологических, обеденных и др. перерывах в объектах аудита - учтите их в плане. Да и самому пообедать тоже не помешает :-). Самые банальные вещи почему-то чаще всего выпадают из поля зрения.

    Удержитесь от соблазна утверждать планы аудита у высокого начальства. Незачем это. Максимум - подпись Уполномоченного по качеству. Естественно, если у Вас есть процедура аудита, в которой формализованы взаимоотношения субъектов процесса ВА. А то Вы утверждать бумажки будете больше времени, чем аудит проводить.

    Причем, неважно, проводит аудит группа или один человек. На размер, важность или содержание плана аудита это влиять не должно. Это если без фанатизма планировать :-).

    Иногда в каждом пункте плана аудита указывают пункты стандарта ISO 9001, которые будут проверяться. Я считаю это излишним и, более того, мало полезным в случае внутреннего аудита. Можно подтвердить соответствие "резиновой" модели ISO и иметь при этом совершенно неработоспособный процесс.

    К тому же, для чего тогда существуют опросные листы (чек-листы, для краткости)?

    Очевидная вещь №2.

    К проведению аудита нужно тщательно готовиться. Это самая очевидная вещь из всех очевидных вещей, но пару слов я все же скажу.

    Во время аудита вы будете общаться с профессионалами в какой-то конкретной отрасли. Для Вашей же пользы будет лучше, если Вы будете хорошо подготовлены. Если Вы продемонстрируете полное непонимание происходящих процессов - Вам не стоит рассчитывать на сколько-нибудь уважительное отношение. При этом, качество получаемых данных, очевидно, страдает.

    Изучите процедуры, по которым работает объект аудита. Посмотрите инструкции. Если какие-то части процедур Вам не ясны - записывайте это в виде вопроса в чек-лист. Если неясны какие-то моменты рабочих инструкций - тем более. Внимание! Рабочая инструкция, которая содержит неясные или противоречивые положения может быть потенциальным источником несоответствий.

    Обязательно посмотрите результаты предыдущих аудитов этого подразделения! Учитывайте их при подготовке.
    Я не видел ничего более тупого, чем вопросы в чек-листах вида "Внедрены ли документы СМК?". Кстати, вопросы такого вида - вполне обычная вещь в чек-листах Гэп-анализа :-). Записывайте в чек-лист вопросы в таком виде, в каком Вы будете их задавать.

    Помните, что правильно заданный вопрос - это большая часть ответа. Поэтому, при подготовке чек-листа думайте, какой ответ Вы рассчитываете получить. Вообще говоря, очень сложно (если вообще возможно) дать точные рекомендации по поводу того, какие же вопросы включать в чек-лист. Это приходит с опытом.

    Понимаю, что такой ответ не очень хорош :-). Поэтому, пару советов, все же, дам:

    1. не знаете с чего начать, поставьте первым вопрос: "Расскажите, пожалуйста, о своей работе". Потом просто слушайте внимательно :-);
    2. всегда обращайте пристальное внимание на "интерфейсы" процессов - точки, в которых процессы обмениваются информационными потоками. Это, пожалуй, один из самых частых источников проблем.

    Очень неплохо, если Вы сможете построить чек-лист с альтернативными ветками, когда в зависимости от ответов собеседника Вы выбираете разные группы вопросов. В принципе, с набором опыта можно это спокойно делать и "в уме", однако на начальном этапе польза от такого упражнения велика.

    Нужно ли утверждать/согласовывать чек-листы? Боже Вас упаси! Я видел такие варианты, более того, я через это прошел. Это совершенно не нужно. Конечно, если у Вас не достаточно опыта, это было бы полезно для Вас. Но для подготовки аудитора есть более эффективные способы, чем затраты времени руководителя на поиск ошибок в Ваших чек-листах. Тем более, что чек-лист - не догма, а всего лишь рабочий инструмент.

    Можно ли обойтись без чек-листа? Я считаю, что этого делать не стоит. Даже если у Вас большой опыт, подготовка чек-листа помогает построить модель будущего аудита и избежать непродуктивного расхода времени. Кроме того, чек-лист - лучшее место для записи данных, необходимых для проверки изменений, произошедших со времени предыдущего аудита.

    По мере изучения регламентов, попробуйте нарисовать для себя схему деятельности объекта аудита с указанием всевозможных "реперных точек" - точек контроля, точек создания различных форм и т.п. - это неплохая тренировка.
    Еще пара банальных советов:

    1. обзаведитесь удобным планшетом. Очень неудобно делать записи на коленке, кроме того, потом это можно еще и не прочитать. Не факт, что где-нибудь в литейном цехе обнаружится удобный стол, на котором можно комфортно пописать (с ударением на третий слог :-));
    2. прихватите с собой комплект регламентирующей документации. Если, конечно, ее объем позволяет. По крайней мере, возьмите те документы, по которым у Вас возникали вопросы.

    В общем, Вы спланировали аудит до мелочей, запаслись толстым чек-листом, огромной пачкой документации, планшетом, десятком ручек и карандашей (на всякий случай), диктофоном, газовым баллончиком и валидолом? Тогда пора за работу :-).

    И один в поле воин…

    … При определенных условиях, конечно. Посмотрим, что это за условия.

    Учтите, что дальше я буду продолжать говорить очевидные вещи и банальные советы. Если предыдущие вызвали у Вас раздражение, может, следующие тоже лучше пропустить :-)?

    Рассмотрим одну из техник аудита - интервью.

    Я придерживаюсь той точки зрения, что результативное и эффективное интервью - в первую очередь функция доверия, но не специальной подготовки интервьюера. Как Вы помните, мы поставили целью аудита сбор данных о соответствии/расхождении реальной и формальной Системы. Если человек, с которым Вы беседуете, не будет Вам доверять, Вы сможете добыть те же самые данные, как и в случае его полной лояльности. Только с большими усилиями.

    Есть несколько простых (очевидных?) вещей, которые нужно помнить для того, чтобы не превратить интервью в локальную войну за информацию. Да-да, снова начинаются очевидные вещи.

    Очевидная вещь №3.

    Располагайте к себе людей. Я не говорю здесь о каком-то невообразимом обаянии или, не дай бог, о каких-то техниках типа НЛП :-). В большинстве случаев достаточно простого вежливого приветствия, рукопожатия или даже обсуждения мерзкой/превосходной сегодняшней погоды :-).

    Не забудьте представиться. Не стоит пытаться самоутверждаться за счет излишнего официоза при представлении. Используйте форму имени, которой представился Ваш собеседник. Для этого, сначала вежливо поинтересуйтесь, как его зовут. После назовите себя. Не нужно регалий. Если Ваш собеседник назвал только имя - от Вас будет достаточно того же самого. Кстати, можно еще "усилить" этот совет - если собеседник назвался полным именем или, тем более, он старше Вас - представьтесь только по имени. Это создает у собеседника легкое чувство превосходства (хотя бы возрастного) и он более охотно делится информацией. А не этого ли нам нужно?

    Пару слов об экстерьере :-). Для начинающего аудитора рекомендую одеваться очень официально. Это придаст Вам совсем нелишней уверенности, да и собеседников держит на дистанции.

    При достаточном опыте лучше практиковать "мимикрию", выбирая стиль одежды так, чтобы еще больше расположить к себе собеседника. Так при беседе в производственных цехах свитер и джинсы более уместны, чем костюм-тройка, потому, что рабочие и мастера будут менее настороженно к Вам относиться.

    Очевидная вещь №4.

    Человек, которому Вы будете задавать вопросы, так же любопытен, как и Вы :-). Его самой первой очевидной реакцией будет "почему я?". Помните, что человек с большим желанием делится информацией, если понимает, чего конкретно мы от него ожидаем. Особенно, если Вы покажете ему, как важна информация, которой он владеет. Поэтому, всегда говорите о цели Вашего визита, объясняйте, почему Вы задаете все эти вопросы и какую информацию ищете, и неназойливо предупреждайте о том, что Вы будете делать записи во время аудита.

    Можете даже задать наводящий вопрос, который помогает собеседнику почувствовать некоторую свободу выбора: "Не против ли Вы, если я буду делать некоторые записи при беседе?". Не бойтесь отрицательного ответа. Я не сталкивался с отказом ни разу. Если Вам откажут в праве делать записи, напишите мне, мы что-нибудь придумаем :-).
    Кстати, очень важно, на этой, начальной стадии интервью, продемонстрировать свою компетентность. Вот где важна качественная подготовка к аудиту! Причем, я не имею ввиду экспертное знание тонкостей протекания процесса(ов), но Вы, как минимум, должны владеть соответствующей терминологией и иметь о процессе общее представление.

    Очевидная вещь №5.

    Вас, как и у меня, два уха, и только один рот :-). Поэтому, лучше слушать в два раза больше, чем говорить. Помните, на курсах Вам говорили о необходимости задавать открытые вопросы? Вот и я говорю о том же самом. Я не буду долго распространяться на эту тему, так как на курсах обычно довольно хорошо объясняют разницу между закрытыми и открытыми вопросами. Но если парой слов, то не спрашивайте "Не правда ли, что Вы делаете…?", "Итак, Вы делаете…не правда ли?". Спросите лучше "Расскажите, как Вы делаете…?". И потом внимательно слушайте.

    Правда, я считаю, что есть один случай, когда закрытые вопросы могут принести пользу. В случае, если Вы разговариваете с конечным исполнителем, простым рабочим, открытые вопросы могут оказаться излишне "неконкретными" для него. Если Вы это почувствовали - сужайте пространство для ответа.

    Помните, также, что тишина, возникающая в диалоге, очень неприятна. Если Вы получили достаточно полный ответ на Ваш вопрос - переходите к следующему. Иначе Вы рискуете утратить внимание собеседника.

    Кстати, это касается и случая, когда Вы что-то записываете в чек-лист. Для того, чтобы избежать пауз, проговаривайте то, что Вы записываете, в полголоса, но так, чтобы слышал собеседник.

    В дополнение к словам о вреде пауз, я предлагаю неплохой способ их заполнения. Если в вопросах появляется логический перерыв, перефразируйте то, что Вы услышали, например: "Давайте посмотрим, как я должен действовать на Вашем месте: сначала я получаю заготовку и регистрирую ее поступление в журнале…". То есть, поставьте себя на место собеседника в его работе. Возможно, такая точка зрения упорядочит полученные Вами данные и прояснит неясные моменты. А, может, и нет. Но не повредит уж точно :-).

    Пришло время завершать интервью. Я рекомендую всегда озвучивать предварительное заключение для собеседника. Один североамериканский коллега сказал мне, что у них это называется "Concept of No Secrets".
    Естественно, может быть не приятной необходимость сообщить об обнаруженных недостатках. Но, главное, всегда помните об

    Очевидной вещи №6.

    Всегда предоставляйте собеседнику шанс "сохранить лицо". Терпеливо выслушайте любые дополнительные сведения, которые собеседник желает предоставить для доказательства своей правоты. Не стоит раздражаться, если собеседник разговаривает чересчур эмоционально. Просто помните - последнее слово все равно за Вами. Ведь именно Вы напишете заключение аудита :-).

    Для того, чтобы снизить эмоциональность обсуждения несоответствия иногда бывает достаточно привести соответствующее требование процедуры/инструкции.

    Если же спор затягивается, я предлагаю такой выход из ситуации. Завершите обсуждение фразой "Мне кажется, что все-таки не все в порядке. Возможно, я ошибаюсь. Я разберусь во всем после того, как просмотрю свои записи". И помните о заключении аудита :-).

    Сообщая собеседнику предварительные выводы, вы обеспечиваете мгновенную обратную связь. Даже в случае обнаружения несоответствия, приятнее узнать об этом сразу, чем из заключения аудита. Потому, что в первом случае можно некоторые вещи исправить.

    Тем более, это полезно, если несоответствий Вы не выявили. Собеседнику будет приятно услышать Ваши хорошие отзывы о его работе. Разве Вы не любите, когда Вас хвалят :-)?

    И в том, и в другом случае все выигрывают.

    И последнее, о чем я хотел упомянуть в технике интервью, это

    Очевидная вещь №7.

    Скажите собеседнику, каковы Ваши последующие действия. Как минимум, Вы должны поблагодарить его за помощь и сказать, что она Вам больше сегодня не потребуется. После этого, человек сможет со спокойной совестью вернуться к своей работе.

    Если Ваша организация только внедряет систему ВА, и персонал еще не знаком с практикой аудитов, будет также нелишним объяснять собеседникам коротко суть дальнейших действий по аудиту. Причем, не говорите, что Вы "ищете несоответствия и их причины". Скажите лучше, что Вы ищете способы, как избавиться от всего того, что мешает нормально работать людям. Это недалеко от правды, но звучит приятнее :-).

    Вот и все о технике интервью. Я должен сказать в заключение, что не следует ожидать блестящего результата от первых Ваших интервью. Сначала Вам будет не очень просто вычленять необходимую информацию из воспринимаемого потока данных, но Вы обязательно справитесь. Для того, чтобы эффективность Ваших интервью постоянно росла, помните, что есть

    Очевидная вещь №8.

    А можно ли проигнорировать все те очевидные вещи, о которых я говорил? "Можно. Если не интересует результат" - как говорил Жванецкий :-).

    Продолжение следует…

    Стрюков Константин
    Quality Engineer




  • размещено в разделе: Школа качества
  • Автор: KosKa


  • найти еще статьи по теме:
      
    Re: ЕЩЕ РАЗ О ВНУТРЕННЕМ АУДИТЕ №3.
    заметка от tsoi, 17 Сент, 2003 г. - 09:45
    Хорошая статья, живая, качественная и рефлексивная.
    Приятно читать и мысль будоражит.
    С уважением, Любовь Цой



    менеджмент качества ( процессы | школа качества | нормирование | управление качеством | хассп)
    книги: стандарты | качество | ХАССП | маркетинг | торговля
    управленческий консалтинг ( планирование и контроль | конфликтменеджмент)
    новости и события: пресс-релизы | новые стандарты | новости партнеров | новости | архив новостей, статей
    новая торговля (автоматизация | магазиностроение | маркетинг и экономика)
    интернет-маркетинг (создание сайта | интернет - бизнес)
    финансы & страхование (страхование | бизнес-школа)
    обзоры и интервью: маркетинг | консалтинг | торговля | управление качеством )
    энциклопедия: это интересно | глоссарий | о семье | менеджмент семьи | каталог ресурсов